對話紀錄保存、客戶名單維繫，往來傳送的文件，那麼重要的東西丟了是不是很傷心？LINE用習慣了，一時要轉換實在不容易！但若你時不時就需要去翻出八百年前的對話資訊、當時傳送的文件，或許你應該要開始一趟「Slack」旅程。
LINE用於朋友圈聯絡感情、交際都方便又順暢，但如果用於公事，以我自己經營公司多年來看，建議選擇一套專門給企業的通訊軟體。以禾多為例，過去內部通訊軟體也是使用LINE、WhatsApp等，原因大概不脫幾個：跟客戶交換LINE聯絡資訊非常方便，公司內部從行政人員、業務、工程師也都習慣這個軟體。
不過促使我們轉換使用Slack，其實是因為一場「危機」。我將這形容為危機絕不誇張，某一年一位業務離職卻帶走了多名重要客戶名單，而業務多是用LINE與客戶個別溝通，造成離職後難以交接，我們才意會到通訊軟體也要「公私分明」，因此內部立刻導入Slack這款企業專用的通訊軟體。
多年來使用這套軟體，轉換上沒有不適感，疫情期間同仁實施在家工作，該有的功能也沒有少，一樣可以開視訊會議、純語音會議，還可以當作公司內部電話，我與同仁甚至意外發現不少好功能，以下簡單提及幾點，相信使用過的人也能體會到這些好處：
1.比Email更快交流，還能整合訊息
外部業務開發、發新聞稿或是寄正式信件大部分是用Email，但如果我們與對接的窗口想要更快、更頻繁的溝通，最後仍然是加群組、傳訊息、電話溝通，這些群組不但分散在Messenger、LINE裡。某些群組沒有命名，突然想找某個檔案、某個對話紀錄非常麻煩，最尷尬的是發生傳錯群組的狀況。
不過當我把這些軟體串連到Slack裡時，有新的訊息進到任何一個App中我都能看到通知，如果是使用Slack的付費功能，就算對方沒有Slack這套軟體也能使用，總體來說，Slack管理分散訊息非常方便。
2.頻道分類，能設定是否要公開
使用Slack不但可以整合訊息，其設計介面可以讓人一眼就看到每個公開或不想公開的頻道（簡單來說就是群組）、聯絡人，可以一次看私訊、未讀或是@自己的訊息，不再被群組其他內容分散注意力，同時也會顯示對話串，讓你不用來回切話對話視窗，正在進行的對話串不會被擋住。
3.新成員加入時可以看到來龍去脈
每個新進員工剛加入公司時，一定都要熟悉公司流程、文化等，但是加入到公司群組裡，不一定能保證每個新成員都能看到過往聊天記錄，這也是我們公司選擇使用 Slack 的原因之一：Slack能保留過往的歷史資訊，就算是晚加入的成員也能看到以前的資訊，重要公告等。
4.報到、離職都能快速又乾淨
Slack不只幫助公司省去不少on board時間，離職過程也可以說是非常乾淨！過往，離職同仁要自行退出LINE、Messenger群組，或是等管理員將成員從群組中移除，但如果有上百個群組、對話串，退出群組不但要一一解釋，還可能會忘記退出某個群組。
如果是使用Slack，只要將該離職的同仁的公司帳號關閉，連動的Slack也會將其移除，其檔案、交接資料都還保存，只是要注意，Slack的付費功能才能永久保留資料，如果是免費版本，只會保留最新的1萬則資訊。
除了上述的優點之外，也因為Slack開放性很強，能串連一千多種以上的應用程式：Google Drive、Dropbox、Trello等協作工具，從CRM、設計、辦公室管理、財務等類型的軟體都找得到，所以我們也開始研究自己開發一套客服軟體取名叫「萬小姐」，並且加入到 Slack 的第三方軟體中。萬小姐可以整合所有Facebook、LINE、Instagram資訊，這些訊息都即時顯示在Slack上，並跳出通知提醒使用者。
萬小姐可以讓客服同仁同時用手機、電腦回訊，收到陌生客服訊息可以先預覽，並將個別問題指派給專人處理，整個流程如同走進一家Apple蘋果直營店：一開始接待人員會先詢問遇到的狀況，並且幫你找到專業的工程師、客服人員來親自處理問題。
萬小姐就是將這樣的線下客服流程搬到線上，當有新訊息出現時，客服主管可以將問題指派給不同的客服人員，當客服人員接受任務後，系統就會將該訊息轉為一對一的頻道，讓客人從細節就能備感重視。
其實，Slack的好處絕對不只上述這些，我身為公司的執行長，同時要追蹤工程、業務部門等無數個專案的進度、細節，因此也感受到Slack在這方面設計更為友善。
我相信不同產業的人，可能也會發現更好、更適合的應用，現在我與同仁還在挖掘更多可能，期待未來每個企業、中小型公司內部都能輕鬆使用這套軟體。
責任編輯：吳佩臻、陳建鈞
《數位時代》長期徵稿，針對時事科技議題，需要您的獨特觀點，歡迎各類專業人士來稿一起交流。投稿請寄edit@bnext.com.tw，文長至少800字，請附上個人100字內簡介，文章若採用將經編輯潤飾，如需改標會與您討論。
（觀點文章呈現多元意見，不代表《數位時代》的立場）
【熱門焦點】
1.3年後，全球過半App來自這裡！No-Code平台百花齊放，新創、巨擘看上哪些商機？
2.逾70間台廠受衝擊，中國突襲限電原因為何？專家：可能每年都會發生
