【專欄】外包專業團隊卻總是達不到你的要求?抱怨前先掌握「需求會議」成功要訣
【專欄】外包專業團隊卻總是達不到你的要求?抱怨前先掌握「需求會議」成功要訣

目前的職場新趨勢,越來越能接受專業分工,能接受企業將非核心業務外包給專業團隊執行,降低營運成本。外包的類型多元、外包的團隊來源甚至跨國,怎麼找到適合的外包團隊、如何和外包團隊溝通、如何確認專案品質和進度,將會是我們需要學習的課題。

比較常見的狀況是,甲方說明了任務的內容,乙方收到後開始執行,但,常常會因為交付的文件、檔案不合、不夠符合甲方的產品屬性...等等,花費大量的人力溝通,結果還不符合預期。不要以為這樣的狀況只會發生在新創公司中,很多大企業也常常因為沒有內部訓練、交接,因此不是每個人對怎麼發案、怎麼溝通需求、怎麼檢核...等等流程都有相關的知識支撐。

舉例來說,之前合作的大型媒體電商公司,營運至少8-10年,內部團隊夥伴們都很認真,但雙方在協作的過程中,常常會因為核心的認知不一樣,在做決策時有不一樣的決定,甚至會改變原始的協議、需求。

但也遇過這樣的案例,新品上市的階段,甲方希望廣告目的是增加轉換,廣告訴求、素材、信任素材....等等,全部都是圍繞「轉換」來討論設計。到了準備上刊前7天,突然需要變更方向,因為部門會議有不一樣的討論,希望能增加「大量曝光」的廣告,到了上刊前兩天,希望能替換曝光的商品,並且加大預算投遞。 結果上刊後的廣告不到3天就下刊,因為不符合目的、價格有誤...等等。但正常該運作的行銷任務,仍然沒有發生;新品仍舊是新品,還在討論目的。

business meeting
圖/ unsplash

或者,你也參與過這樣的「需求會議」,甲方的主管、產品部窗口、業務部窗口、電商部窗口、行銷部窗口都一起與會,但行銷部窗口在會議現場才口頭說明需要執行的產品是什麼、特色有幾種,詢問乙方能不能做到、有哪些建議,最後結論是甲方請乙方回去針對細節再提案,現場至少6個人的時間就浪費在沒有準備的會議中。因此,甲乙雙方,在進行專案外包之前,都有各自該做的功課,沒有做好之前就外包,只會讓溝通更不順暢,需要花更多時間、更多人力在溝通上,導致專案執行的速度更緩慢。

甲方應該如何溝通,才能讓乙方理解我們的產品、文化和訴求?乙方如何快速理解,並釐清所有狀況,取得共識?

一個經驗老道的甲方,會先把專案的規格、期待值、時間區間、訴求、TA、過往的脈絡、目標競品、所有素材...等等資訊,詳細的做成文件,讓乙方可以理解完整的全貌,進而快速的判斷並提供解決方案。

一個經驗豐富的乙方,通常會在專案伊始,對焦甲方的需求,確認期待值;確認甲方提供的專案資訊上的內容;說明互動的流程:第一步驟是什麼?啟動第二步驟的必備條件要有哪些。

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責任編輯:傅珮晴、侯品如

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臺灣籌資環境迎來雙向開放新時代!金管會推動亞洲創新籌資平臺,從制度開放到信任重建的創新實驗
臺灣籌資環境迎來雙向開放新時代!金管會推動亞洲創新籌資平臺,從制度開放到信任重建的創新實驗

當全球資金版圖隨著AI、綠能與新經濟崛起而重新洗牌,創新企業該如何找到自己的資本舞臺?為持續創造臺灣資本市場的競爭力,金管會偕同證交所及櫃買中心,正式推出「亞洲創新籌資平臺」,希望打造臺灣成為「亞洲的那斯達克」。這場制度改革的真正意義是什麼?《數位時代》共同創辦人暨執行長陳素蘭認為,這不只是資本市場的升級,更是場「信任機制」的轉折。

制度鬆綁、產業聚焦、整合服務,以新架構為創新開路

「這次改革展現的決心和行動力,真的很令人佩服。」陳素蘭說。從今年初的創新板2.0到如今的亞洲創新籌資平臺啟動,不到一年的時間,臺灣的資本市場已完成制度再升級的腳步。

她認為,這反映出臺灣在「亞洲資產管理中心」政策下的一股新決心,已不再只是守成而是學會擁抱創新。「過去我們總覺得資本市場很保守、怕風險,但現在證交所和櫃買中心聯手改革,代表他們真的看到新經濟的潛力,也準備好迎接更大的挑戰。」陳素蘭以自身的角度觀察到,這樣的制度開放,其實也是種社會文化的變化,意味著政府願意冒風險,市場才有機會長大,不只是法規鬆綁,更是種思維轉向,能從保護市場變成陪著創新一起成長。

根據陳素蘭的觀察,亞洲創新籌資平臺這次改革的核心精神,是把資本市場導向創新,成為新經濟發展的推進器 。她指出,這次的改革聚焦在三個主要方向,這不只是一次制度升級,更像是「結構性開放」:

  • 聚焦重點產業,鎖定半導體、人工智慧、綠能、生醫、資安、航太等新經濟領域,以集中資本與政策資源,她認為這種作法讓資源能被更有效利用,也讓政策更務實 。
  • 法規鬆綁,這包括調整創新企業與外國公司在臺上市條件,如縮短保薦期間、簡化內控審查,並開放非陸港澳企業以更彈性的規範掛牌。她認為這代表政府願意冒風險,市場才有機會成長,是從保護市場變成陪著創新一起成長的思維轉向 。
  • 整合服務,成立「資本市場服務團」與「單一服務窗口」,由證交所與櫃買中心共同提供輔導 。她最有感於這項創舉,因為它有助於解決新創最怕的「資訊不對稱」問題 。有了單一窗口,企業不會再迷路,投資人也更容易理解市場,是「重新建立信任的開始」。

陳素蘭也強調這次改革最大的突破在於「雙向開放」,從以往較著重讓新創「走出去」,轉變成讓「世界走進來」,當更多國際創新公司選擇臺灣作為籌資基地,不僅能帶動資金流動,更能促進學習與合作。

讓台灣從籌資市場,走向亞洲創新的連結樞紐

長期觀察創業生態的陳素蘭也提醒創業者,進入資本市場不只是募資,更是品牌與信任的挑戰。「上市應該是永續發展的起點,而不是終點。能被市場檢驗,是企業成長的另一種保護。」她說。

談到臺灣新創的未來,陳素蘭再次提起她長期倡議的「品牌、信任、資本」三支點理論。她認為,這次制度改革正是三者開始匯聚的時刻。當法規鬆綁與轉板機制逐步成熟,資本的流動性得以被釋放;當資訊揭露與公司治理更加透明,信任就有了根基;而當企業願意在公開市場中接受檢驗,品牌本身便成為最有力的背書。「當企業能在透明的市場中持續成長,品牌就會變成信任的代名詞,而信任又會吸引更多資本,這就是正向循環的開始。」陳素蘭說。她相信,唯有這三個支點相互強化,創新企業的價值才能被看見,整個生態系也才能真正形成健康的長期動能。

展望未來,她希望臺灣不只是一個籌資市場,更成為亞洲創新資本的「中介者」。「我們既擁有堅實的科技產業,也有成熟的資本市場。若能持續深化制度與國際鏈結,臺灣完全有條件成為亞洲創新企業的試金石。」創新不是口號,而是場社會共識的累積。陳素蘭表示,亞洲創新籌資平臺的成功,關鍵在於我們是否願意一起相信,創新的價值值得被投資。

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