根據 Jobscan 數據統計， 97.4% 的財富 500 大企業都有在使用 ATS（Applicant Tracking System）招募自動化平台，隨著企業規模縮小，此比例也逐漸下降：大型企業的使用率約為 70%，而中小企業則只有約 20%。這是因為大型企業需處理的職缺和履歷數量遠超過中小企業，因此更依賴自動化工具來提高履歷管理和招募效率。
ATS 是幫助人資團隊中的招募人員管理招募流程的軟體，旨在提升招募效率。一開始 ATS 單純只用來協助企業彙整履歷，整理履歷中的重要資料，如今隨著科技演進、招募需求增加，ATS 已升級為一個功能全面的 SaaS 平台，增加了職缺管理與發布、履歷自動下載與篩選、面試安排與回饋紀錄等一系列相關功能。以下將一一介紹常見的功能：
職缺管理
過往招募資訊分散於電話或郵件等管道，容易造成資訊落差，或須花費大量時間進行內部溝通。而 ATS 讓企業可以集中在一個平台管理所有職缺，追蹤不同部門、不同負責人資所正在招募的職缺狀態。
建立獨立招募網站
ATS 服務包含提供企業客製化招募網站，可以自訂公司 Logo、顏色、職缺列表、JD（職缺敘述）、履歷投遞功能等，甚至可以設定企業內部員工專屬的推薦管道，或是串接公司自家官網的招募頁。
自動發布職缺到各招募通路
除了獨立的招募網站外，ATS 也能滿足所在市場的求職生態，串接不同的招募通路，像是人力銀行、社群等，讓企業可以自動化發布職缺到多個招募通路，增加職缺的曝光機會，進而提升招募成功的機率。
篩選履歷
由於每個職缺都有機會收到大量履歷， ATS 可以自動依據 JD 和 履歷的適配度來排序，加速找出適合的履歷與人選。隨著 AI 技術的進步，這項功能的準確性和效率也在不斷提升，幫助企業更快鎖定合適人才，減少招募團隊花費過多人力與時間。
人才庫管理
經應徵者同意，ATS 會為企業儲存履歷、建立專屬的人才庫。在未來有新職缺時，企業可以優先從人才庫中篩選合適的候選人，節省時間與招募成本。
整合行事曆
ATS 可以整合企業的行事曆，便於招募團隊透過系統安排面試時間。如果需要重新安排面試，系統能自動同步更新行程，避免排程衝突。
招募流程管理
每個求職者的履歷在 ATS 中，都會被紀錄目前在哪個招募階段，以清楚追蹤每個求職者目前的招募進度。
團隊協作
ATS 打破了傳統上將招募視為人資部門專責的觀念，提供單一平台讓人資招募團隊、用人主管、面試官等多方角色都能查看求職者資訊並進行討論，促進團隊間的協作，提高招募決策的精準度。
數據化報表呈現招募成效
自動整理並圖像化呈現招募相關數據，讓企業清楚掌握招募流程的成效，檢視各部門的招募進度與有待改善的問題。
使用 ATS 所帶來的好處
在調查有使用 ATS 的招募人員後，有 94% 都認為有帶來正面的影響，62%的人認為比起傳統的履歷篩選，透過 ATS 可以找到更適合的人選，70% 的招募專員透過 ATS 提升了生產力。
除了統計量化數字以外，以下是 ATS 實際對招募流程帶來的好處。
節省工作時間
自動化重複性工作，讓招募專員能專注於「人」才能做的事。降低錯過適合履歷的風險
AI 協助篩選履歷，減少因粗心而錯過好人才的可能性。降低每次招募成本
透過系統自動化功能，減少招募者和用人主管的人工作業的時間，進而降低每次招募的成本。提高招募品質
系統化管理提升履歷篩選、面試以及人才遴選的決策等過程的效率，最終提高整體招募品質。加速招募流程
減少職缺補人所需的時間，加快招募速度。改善求職者體驗
系統可以加速招募流程，並協助用人主管取得足夠資訊，問出關鍵問題，改善求職體驗。儲備人才庫
所有投遞的履歷都會被完整收藏，當有新職缺時，可以從既有人才庫中優先搜尋。數據化追蹤招募成效
透過可視化報表追蹤招募成果，讓公司相關單位了解招募優化的進展。
該如何挑選適合自己的 ATS
市面上有許多 ATS 產品可供選擇，在台灣較為流行的國外雲端 SaaS 包括：Workday、Greenhouse、Lever。這些系統在成熟市場中發展完善，功能齊全，並且具有高度個人化設定。但缺點是在地化支援較為不足，例如中文翻譯品質不佳，或某些系統甚至沒有中文版本。此外，這些系統主要整合國外的人力銀行平台，如 LinkedIn 和 Glassdoor，對於串接台灣的人力銀行的整合完整度有限。
台灣也有少數廠商獨立開發或代理 ATS 服務，其中 Gogolook 的 ATS 服務 spotONE 主要針對中小企業，與台灣的人力銀行包含 104、1111、Cake 和 Yourator 整合，針對台灣市場提供較佳的在地化整合支援。spotONE 以求職者為核心，目標讓人才滿意整個面試流程，透過通知或是警示求職者停留時間等許多特殊功能，來提升求職者體驗，進而優化企業的招募效率，目前處於 Beta 測試階段，提供全功能免費試用。
台灣或亞洲的軟體趨勢往往落後歐美市場一段時間，但數據顯示，使用 ATS 的企業在招募上擁有明顯優勢。如果您在招募的效率上遇到困難，建議可以試用 ATS 系統。就像專案管理遇到困難時使用 Asana、Jira，銷售管理困難時使用 Salesforce、Hubspot 一樣，ATS 能夠透過技術提升招募效率。如果您對於 ATS 的使用或選擇有任何問題，歡迎來信討論！
如果您也對 Gogolook 推出的 ATS spotONE 有興趣，可以填寫預約產品介紹表單，獲得進一步的資訊！
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責任編輯：黃若彤
