從口罩之亂,看服務流程的設計
從口罩之亂,看服務流程的設計

超商口罩地圖開發初衷立意良善,為了解決民眾買不到口罩的資訊焦慮,讓民眾能夠透過地圖查詢,前往尚有庫存的超商,尋找一線希望。隨著政策調整為藥局實名制購買,政府釋出OPEN DATA,各方平台均可開發庫存查詢系統;也因為各方平台的參與,分流了之前超商口罩地圖流量暴衝,而造成網頁無法查詢、資費暴增的問題。但,就算如此,也難以解決焦慮感而引起的當機!

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口罩地圖的緣起,是因為不論在超商或是藥局販售,均有熱血民眾倡議要即時公開庫存資訊。超商口罩地圖的工程師認為,要串接後端業者資訊,強化即時正確性,不要讓民眾回報。但以政府努力釋出的藥局口罩庫存的OPEN DATA訊息來看,目前是每日的8點~22點,每30秒更新一次庫存資訊。

也就是說,現階段資訊系統無法即時,不僅是資訊系統需要擴充,也與藥局作業人力與回報速度有關。這不代表政府做得不好,更重要的是,我們要思考:庫存資訊再即時,真的能解決民眾買不到口罩的恐慌嗎?

服務流程設計:釐清真實需求,全面思考才是起點

顧客真實需求:「買到口罩」才會安心

當資訊無法即時,口罩的庫存正確性就會有落差。民眾照著庫存地圖跑卻買不到口罩,各種焦慮就會增加——懷疑藥局監守自盜、懷疑政府資訊力,甚至拿起電話直撥藥局,造成藥局人力負擔的循環。

這樣看似透明卻不正確的「庫存資訊」,其實無法讓顧客達到購買與安心的目的,庫存數字不是顧客的真實需求,真實需求是「買到口罩」。

除此之外,也可能因為民眾對「即時」的高度期待,衍生需求排擠、政府團隊配置的問題。例如政府應該拿預算與團隊去擴建資訊設備,讓民眾能準確查到「即時」的庫存資訊;還是拿預算與團隊調度口罩的原料與產能?我認為就長期而言,能真正的解決民眾焦慮問題的,才是顧客的真實需求。

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政府是服務提供商,以超商、藥局作為平台

服務流程的設計,與服務提供者的商業模式與邏輯息息相關。口罩事件比較特別,政府管制本次口罩的銷售與分配模式。無記名的時候,利用的是超商作為服務前後台;實名制的時候,是利用藥局作為服務前後台。而利用既有通路作為服務前後台,必然受限於其原本的商業邏輯。

有些人說超商跟藥局的系統過時,所以無法即時上傳庫存資訊。但我認為真實的原因是,以超商跟藥局的商業邏輯來說,即時上傳庫存資訊是必要性低的系統功能。 超商來客數與商品銷售周轉率高,加上店數密集,替代性高;藥局則更沒有必要。因為要求要口罩即時資訊,而翻轉既有商業邏輯,這叫做本末倒置、緩不濟急。

專注顧客真實需求,政策執行才能發揮最佳效益

令人讚賞的是政府的「政策邏輯」。從無記名到現在的實名制,政府要解決的其實是顧客真實的需求。如果把超商販售口罩當作Pilot,可以證實民眾囤貨與自利的問題,老實的民眾永遠買不到口罩;調整為藥局實名制,除了「0是偶數」讓全民長知識外,其實是用身分證單雙號在做最初階的分流、用地點的不便利性讓民眾思考購買的必要性,減少囤貨的頻率。

而且,原本買不到口罩的人,現在一週能買到兩個的勝率大增。「2 >= 0」,口罩是戰備存糧,且產能也正恢復甚至試圖增長中,供需平衡點是目標;若疫情擴大,大多民眾至少也都保有存糧。

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在口罩之亂的過程中,我並不是否定口罩即時地圖的貢獻,它讓更多人知道如何思考用資訊科技為防疫再多做一點貢獻,也可能讓政府、超商、藥局去思考如何用數位科技翻轉既有商業邏輯的可能性(比如說數位身分證如何結合便利商店,發展各式需要實名驗證的創新服務)。

但我仍然認為,在規劃一個服務同時,應該更全面性的思考「要解決什麼樣的問題」與「顧客真正的需求」,再來提出應對的服務流程,不然可能會製造出更多的問題。不過我也相信,當政策邏輯(商業邏輯)清楚時,自然會試驗出更適合的資訊科技,運用在前後台的服務流程規劃,使資訊科技的輔助有相乘的力量、也讓顧客滿意。政府如此,一間公司的服務設計也應是如此!

(本文由被便利商店耽誤的設計師授權轉載自其blog)

責任編輯:陳建鈞

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關鍵字: #武漢肺炎
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從商務卡到虛擬財務長,Mastercard如何把支付變成企業決策力
從商務卡到虛擬財務長,Mastercard如何把支付變成企業決策力

員工自行墊付差旅、採購、雲端訂閱或廣告費,月底再拿著單據報帳;不同部門各自綁定信用卡,企業難以即時掌握支出;員工離職後,若原有付款設定沒有同步移轉,也可能影響後續業務運作。這些看似零碎的支付問題,背後都涉及一個關鍵議題:中小企業能否更有效率的管控資金。

對資源有限的中小企業而言,支付管理不只是財務部門的行政工作,當支出分散、現金流難以預測,甚至連跨境匯款都存在時間與到帳金額的不確定性,企業的營運效率與成長速度都可能受到影響。

為協助中小企業解決上述挑戰,萬事達卡(Mastercard)提供端到端商務解決方案–虛擬卡、車隊卡、跨境匯款服務到Virtual C-Suite,讓支付從單純的交易工具,轉化為企業管理資金與做決策的基礎。

以商務卡結合虛擬卡,讓每一筆支出更可控

Mastercard台灣區董事總經理陳懿文指出,中小企業目前常見的支付方式主要是信用卡與轉帳,若大量依賴員工代墊,不僅增加報帳與核銷成本,也讓企業難以即時掌握整體支出。「導入商務卡後,企業可以將原先分散在員工身上的支出收回企業管理,同時,進一步設定使用規則,例如限定交易商家、金額、消費類別、使用期間或國家,讓企業對資金使用建立更細緻的控管機制。」

除了支付管理,商務卡也能進一步降低企業日常營運成本。陳懿文表示,商務卡持卡人可透過商務優惠計畫Easy Saving Specials,取得Google Workspace、Shopify、LinkedIn、Notion、Sixt、 Agoda等品牌優惠,涵蓋雲端服務、電商營運與數位行銷等企業常見支出。

虛擬卡的In Control平台則讓支付管理變得更精準。例如,企業可以針對特定通路建立虛擬卡號,讓員工綁定手機支付差旅費;也可以針對單筆訂單產生一次性虛擬卡號,直接將付款與訂單串聯,後續再透過虛擬卡號進行核銷與對帳,降低人工處理成本。

透過Commercial Connect API,企業可以把虛擬卡功能整合進既有的企業資源規劃(ERP)系統、採購或費用管理系統,從發卡、付款到後續管理,都能在原本熟悉的平台上完成。目前相關方案已整合SAP Concur、SAP Taulia、Pay4You、Grasp Technologies與Kresus等平台,也支援企業自行建置的客製化ERP系統。

#2 萬事達卡
Mastercard台灣區董事總經理陳懿文:「我們以每年1,750億筆交易的資料為基礎,將中小企業每一個進出與支付節點問題,逐步設計出不同的解方,一步步實踐『支付至簡,商業致遠』的願景。」
圖/ 數位時代

從車隊卡到跨境匯款,助中小企業降低營運不確定性

對物流、運輸等擁有大量車輛的企業來說,加油、維修是每天都會發生的固定支出,過去,不同加油站可能需要不同儲值卡,管理不易,也可能因支付問題影響車輛調度與運輸,導入Mastercard的車隊卡後,問題不復存在。

企業可以限定卡片只能用於加油、維修、停車等特定商用項目,並進一步將卡片與車號或駕駛人建立關聯,例如一張卡對應一台車或一位駕駛,或讓駕駛人以虛擬卡支付車輛所需費用。對企業來說,這不只是換一張卡,而是把原本分散的車隊支出納入同一套管理架構,在維持車輛正常運作的同時,也提高資金使用的透明度。

同樣的邏輯,也延伸到日益增加的跨境匯款需求。隨著中小企業將業務版圖擴展到海外市場,對跨境匯款的需求將隨之攀升,若仍以傳統的方式進行跨境匯款,不僅得等候長達1到3天的匯款時間、也常因為中轉銀行收取費用導致到帳金額有落差,更不用說即時追蹤匯款進度,一旦款項延遲或金額出現落差,就可能進一步影響對帳與供應鏈運作。

為解決上述挑戰,Mastercard推出Mastercard Move,讓中小企業可以輕鬆掌握每一筆匯款的狀態,以更有效率的方式完成跨境匯款,全球60%的市場可於1小時內到帳、95%的市場1天內可到帳,同時,以全額到帳降低到帳金額不確定帶來的營運風險。

從掌握現在到預見未來,Mastercard用Virtual C-Suite把數據變成經營洞察

協助中小企業以商務支付方案優化支付與資金管理後,Mastercard接下來思考的是,知道錢花在哪裡後,若能進一步知道未來會發生什麼,創造的商業價值更高。如果支付數據不只是用來對帳,而能進一步回答「未來現金流會怎麼變化」、「現在適不適合擴張」、「企業的成長速度是否落後同業」,支付的價值就會從管理工具進一步提升為決策工具。

而這也是Mastercard會推出Virtual C-Suite的原因,目標是讓資源相對有限的中小企業也可以透過數據分析洞悉未來局勢。

萬事達卡
面對中小企業痛點,Mastercard提供全方位的解決方案。
圖/ 數位時代

陳懿文表示:「我們以每年1,750億筆交易的資料為基礎,再結合企業自身的財務數據推出Virtual C-Suite服務,其中預計Virtual CFO功能將在今年底於特定市場試點營運。中小企業只要將銀行與交易等數據上傳到平台、或者是透過API串聯財務系統或發卡行的網路銀行,即可協助企業掌握財務健康、預測現金流,以及進行同業比較。」

Virtual CFO就像中小企業虛擬財務長,透過對話式問答,不僅能從支付數據中找出企業忽略的議題,還會提供可執行的專業建議,讓企業看見下一步,進而提升營運韌性與績效。

舉例來說,一家餐廳營收持續成長,卻可能因為平台款項較晚入帳、食材需要即時付款,造成現金流壓力;對餐廳營運者來說,問題倒不是「有沒有賺錢」,而是「錢什麼時候進來」的現金流管理,Virtual CFO在協助其挖掘出這個議題後,將進一步從收付款週期找出落差,再協助企業評估付款條件、付款時間等調整方式。

同樣的情況也可能發生在企業擴張時。接到新客戶或大訂單,看起來是成長機會,但如果資金準備不足,反而可能增加營運壓力,透過Virtual CFO,企業可以預測未來現金流,再決定是否擴張據點,以及確切的時間。同業比較則提供另一個分析角度,舉例一家自行車店的年營收成長15%,單看數字會覺得營收數據亮眼;但若Virtual CFO進一步比較同業數據後發現平均成長率是30%,將重新思考成長速度,建議主推商品、調整客單價,以及進行相應的行銷投入。

從商務卡到虛擬財務長,Mastercard提供的不是單一產品,而是一套隨企業成長逐步疊加的支付管理層次——先把分散的支出收回可控範圍,再透過數據預見現金流與擴張時機。對於還在用員工代墊、多張信用卡管理支出的中小企業來說,第一步不必等到導入Virtual CFO,從申請一張商務卡、設定使用規則開始,就能踏出第一步。從商務支付方案到Virtual CFO服務,Mastercard致力實踐「支付至簡,商業致遠」的願景:當支付流程更簡單、資金流向更透明,數據便能成為企業決策的依據,協助中小企業從掌握當下,進一步預見未來。

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