午餐時段，總經理加入你和同事的飯局，會不會令你感到驚訝，甚至有點「坐立難安」？
但是當驚訝的表情，出現在新同事臉上時，英特爾（Intel）台灣分公司總經理劉景慈卻反問，「難道別的公司中午時間遇到總經理，不能直接約他吃午餐嗎？」對在英特爾服務逾 24 年的他來說，與任何層級的員工一對一互動，是再自然不過的事。
30% 時間花在一對一會議，直接溝通成效最好
劉景慈解釋，在英特爾因為跨部門、技術領域的專案繁多，主管的行事曆隨時開放，任何人都能預約，他自己也會找一線工程師一對一開會，關心計畫執行狀況。有新點子，他也會聯繫國外的副總一對一討論，「英特爾的經理人，平均花近 30% 的時間在一對一會議上。」
英特爾新竹辦公室總經理謝承儒也分享，自己剛進英特爾時，原本不習慣什麼都要一對一會議的文化，但透過同仁及主管的頻繁面談，他發現，比起以往公司，性質相似的專案，英特爾推進速度更快。因為以前計畫碰壁，向上求助，主管也不一定能解決你專業領域的問題；但在鼓勵一對一的環境下，你可以直接找相關專家諮詢。
能有這樣的風氣，劉景慈指出，關鍵在於主管能不能打造具心理安全感（psychological safety）的環境，當員工表達自我時，不必擔心會對個人形象或職級帶來負面影響，才會願意溝通。劉景慈說，打造心理安全環境的3個關鍵是真誠（authentic）、承諾（commit）以及謙卑（humble）。
一對一「遊說」爭取認同，快速推展新計畫
劉景慈分析，通常團隊成員對新計畫的接納態度，呈常態分布（normal distribution），這時發起人只要尋求 30% 關鍵成員的支持便能啟動，其他團隊成員自然會跟上。
面談中聽到的需求，立即化為行動
劉景慈分享，曾經他注意到一名員工的出缺勤異常，就在面談時提起。細問之下，對方向他傾訴有家人生病，使他心力交瘁，無法兼顧工作。劉景慈得知後，請公司幫他添購設備，讓他在家上班。
所謂承諾，劉景慈攤開自己密密麻麻的記事本，上面都是答應要協助員工的事。劉景慈說道，主管除了一再表達幫忙員工的意願，也要拿出行動力，說好的資源想辦法討，要牽線的人才，趕快發信聯絡。
劉景慈分享，曾有部屬面談時，透露自己想去國外闖闖、增加歷練，「當時我第一個念頭是，他要離開我的團隊！」但他後來想想，拓展視野是好事，所以跟部屬協商先留下，他幫忙安排去國外的機會，最後讓部屬去美國英特爾，加入負責 ChromeBook 的團隊。現在那位員工碰到跟外部廠商的合作狀況，都還是會找劉景慈討論。
謙卑，則是把員工當作專家
謝承儒分享，英特爾內部有個「 employee recognition 」的獎勵系統，當員工想稱讚同仁時，可透過該系統寫信傳達感激之情。系統除了發放點數獎金，也會寄副本給部門主管。謝承儒有次透過系統，得知某員工在專案中扛下多項重任，獲其他員工感謝。面談時就向對方請教，如何獨完成這些工作，表揚之餘也督促自己學習。
疫情以來多數會議改由視訊，謝承儒提到，視訊較難營造與員工深談的氛圍。謝承儒的解法是提高頻率，像半小時的面談，就分成兩次 15 分鐘。謝承儒指出，面對面時，單次時間愈長，愈容易聊得深入，但視訊反而要透過次數來建立習慣，拉近距離。
在分工精細、變動迅速的科技產業，一個專案會牽涉到各種專業，劉景慈說，主管不可能用命令的方式管理團隊，將頻繁一對一溝通的文化落實，公司才能維持彈性與速度。
本文轉載自：經理人月刊
責任編輯：錢玉紘