不只會做事,學會「向上管理」也是一種職場的生存之道!

2021.02.19 by
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業界人稱「公關溫拿」,從事企業公關工作長達十八年。曾任鴻海集團科技集團富盈數據公關發言人、 網勁科技淘寶台灣館公關發言人、瘋狂賣客、時間軸科技等品牌公關發言人;同時於台灣青年創業總會任教媒體公關操作課程及經驗長達18年。現職為多家企業品牌策略指導顧問,操作產業包含時尚、IP、大數據、醫療、政治、藝人等跨產業媒體公關策略顧問。

不只會做事,學會「向上管理」也是一種職場的生存之道!
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老闆的事情也算你的事情、做不好還要挨罵?其實向上管理有跡可尋。

在我的職場生涯中曾有過兩個不同時期的老闆,他們都讓我很常被好高的高層打來訓斥,原因是我沒有把「老闆」的時間管理好。

話說他是「老闆」我要怎麼管他?他在外面敲了這麼多行程也不跟我回報的時候該怎麼辦,我可以罵他嗎?其實還是可以管理的!有些機制是我們可以幫忙老闆建立的,因為老闆們的腦袋裡多半有很多事情。

三步驟安排,同時提高老闆身價

首先你要先整理你因為被罵後很難過的情緒,不要害怕諫言、勇敢去找你的老闆溝通;你可以建議你的老闆如果有任何人跟他敲行程,可以開始學著將你的電話留給對方、讓對方直接與你聯繫,窗口單一化了以後你也比較容易掌握老闆的行程;第三,你也可以跟老闆開啟共同行事曆,透過數位工具的協助,讓老闆習慣自數位工具上記錄他的行程,如此一來你也能同步掌握老闆的規劃,讓錯誤的機率降到最低。

對老闆來說,這樣的安排其實也有幾個好處。如果當你面對一個不想要參與的活動時,轉交給其他窗口(如公關、秘書)來處理,不只是為自己留了一個退路,也拉出了一個作為老闆的格局;而這樣的安排也能幫老闆營造出「要見面都要事先約」的印象,用距離提高了老闆的身價。

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我曾很近距離見過幾個位階很大的政治人物和企業家,他們與幕僚團隊都配搭的很好,在許多社交場合,有任何人要約他,一律只提供秘書的聯絡方式,不會在當下直接回覆或交換電話。

所以各位幕僚們,當你遇到裡外不是人的時候先不要難過,而是先試想該如何建立相關的機制。老闆們也是需要被幫助的,搭配和溝通都需要學習,其實沒有那麼卡,卡住你的多半是難過的情緒和不敢跟老闆對話的感覺。

切記心思細膩手腳要快!讓流程變的順暢的方法在你手裡,你也要確實執行並清楚老闆的喜好習慣,建立老闆能信任你的安全感,漸漸的事情就會越來越順了。老闆也能有更多時間做更大的事情,對整體來說都是很棒的。

上下溝通先別緊張,通盤分析掌握大局

當然,「大面神」也是很多老闆們常有的性格。應酬或社交場合,因為旁人的恭維,不好意思拒絕或想要表現出一種帥度,當下可能會承諾一些不一定來得及評估的事。通常幕僚要做的,就是趕快紀錄他們講了什麼,時間、內容。因為這個事情後來有可能就會變成你的任務。

然後你會開始進入一個極度焦慮的情況。因為得由你去做跨部門的溝通協調,可是專案早就多到爆炸,然後PO(PM)會給你臉色看,做不到老闆對外的面子又掛不住,真是委屈到半死。

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其實你也是有方法可以解決的。首先你需要冷靜的通盤分析當時的那個承諾,對於企業來說是多少的獲利或機會,清楚算出市場的價值跟優勢;切記,不要用一種「上對下」的溝通方式去對專案經理發派這個命令,妥善地跟專案主管討論這個新專案的可能發生成效與時間點,並確認最適合的方法;最後再通盤的與老闆報告、分析,將「可以做」或「不能馬上做」的原因和方法都如實報告給老闆。

如此,這個老闆在不經意的情況下所允下的承諾,透過你的了解跟分析能讓老闆知道你已經做了各部門協調的最大努力,並且是去找方法處理、而不是找理由推託;老闆不見得能掌握每個專案的時程進度,透過你的分析不只能讓他更了解公司的現況,也能讓老闆知道他無心的承諾可能為團隊造成執行上的困難。

倘若最終真的無法合作,也要切記在與對方的溝通跟道歉下,表達團隊的努力跟老闆對對方公司的誠意,繼續幫老闆維持形象以及雙方企業間的友好關係。

如果老闆真的很無理取鬧、依舊要你執行這個任務的話,記得把非要作到不可、所需的費用和需要增加的人力告訴老闆,盡力用最省錢的方式去幫忙,也讓他再想一想。可能這個事情到頭來都沒結果,但你得到的是「冷靜」和「溝通協調的鍛鍊」或許你會意外得到「橋王」的封號,可能會被挖角,因為你的負責和盡力,會把你帶往更高之處。

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責任編輯:郭昱彣、陳建鈞

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