一場疫情改變了全球舉辦活動的形式，由於旅行及大型聚會在許多國家依舊受到限制，我們看到企劃人員在規劃活動時會採用虛擬或混合模式，或是在規劃未來的活動時納入虛擬元素。在Qualtrics Research與Zoom合作的調查中指出， 亞太地區如日本（65%）、新加坡（55%）都有超過一半的受訪者表示，希望在後疫情時代，活動能夠繼續以虛實混和的模式進行 。過去一年，我們看到從坎城影展、全球氣候變遷領袖高峰會、NBA記者會乃至泰國萬佛節都曾採用虛擬與混和模式，成功舉辦各類型的精彩活動。
事實上，活動企劃人員現在擁有豐富的資源，可以用來協助創造令人讚嘆的數位體驗，數位體驗所呈現的效果也毫不遜色於實體體驗。透過精心的規劃和準備，再加上無限創意，即可設計出打破框架的體驗，超越我們任何人在一兩年前對於虛擬活動的想像。以下是如何舉辦虛擬或混合式活動的終極指南，幫助大家在辦活動時能夠事半功倍，輕鬆達到最大化效益。
前期準備：選擇正確的解決方案讓工作事倍功半
該選用一般會議模式還是網路研討會模式來主持活動呢？ 建議可以先從觀眾人數、預期的互動程度，以及對觀眾的了解來選擇最適合的解決方案 。若活動講究高度的互動性並希望限制參與人數，且期待觀眾可以發言或分享螢幕，那麼會建議使用會議模式（如：媒體聚會、中小型訓練課程、社群活動等）；倘若希望觀眾專心觀看活動內容，無須與觀眾做更深度的互動，同時預期大量的參與人數，則建議使用視訊的研討會模式（如：企業專題演講、產品發表會、娛樂表演、公司全員大會等）。
以我的經驗來說，我們公司常利用會議模式來做員工或新人內訓，滿足高互動需求的同時能確保每一位與會同仁都能表達想法；在年度用戶大會中，則使用網路研討會模式跨越空間的限制，讓精彩的主題講座與議程皆能夠讓全球上萬名媒體與用戶一同共襄盛舉。
活動構思：四招打造最吸睛虛擬體驗
線上活動最令企劃人員擔心的，非觀眾分心或是中途退出活動莫屬 。因此，建議不僅要抓住觀眾的「眼球」，還要抓住觀眾的「心」。首先，建議在活動安排上， 每個環節不超過一小時（包含問答時間），並記得預留休息時間 ，確保觀眾從頭到尾都保持參與的熱度。第二， 善用票選功能 ，讓活動內容不僅只是觀賞而已，還可以讓觀眾有投票機會，即時回應問題，並使用分組討論或聊天功能提供觀眾深度交流的機會。第三， 建議贈送觀眾活動小禮 ，例如：餐點外送平台抵用卷，印有公司品牌的紀念品，或是與活動相關的有趣小物，加深觀眾對活動的印象與好感。最後，呈現豐富的畫面，利用虛擬背景或是螢幕共享功能，強化觀眾的視覺體驗。
完美分工：製作、技術與簡報團隊該準備什麼？
規劃流暢的虛擬活動須注意許多細節， 而製作、技術和簡報團隊皆各自擁有其專屬的「檢核表」，確保每個人都能各司其職，不會遺漏任何一個重要環節。其中，製作團隊需特別注意的是詳細活動議程的準備，需包含每個環節的工作人員、技術需求、設備、串場與休息時間等，以確保活動執行上的流暢度；而技術團隊則要協助主講人確認燈光、麥克風、背景與螢幕共享流程與內容；最後，簡報團隊則須協助主講人呈現最佳狀態，提醒主講人安裝有線網路、開啟降噪功能、穿著合適衣裝（建議以素面、有領子的上衣為佳，避免條紋或繁複花紋等容易影響視覺的衣服），並更新至最新版本以確保所有功能都能順利使用。
隆重登場：活動前務必再次彩排預演，確認一切準備就緒
在活動前三十分鐘，建議整個團隊再次與講者預約一個彩排時間，測試麥克風和攝影機等，即時解決任何技術或內容問題。正式開始前，可以提早十分鐘開放會議讓觀眾陸續加入，並檢查錄製及直播設定是否可以正常運作。其中，若有安排口譯，則需預留更多時間，確保翻譯員一切就緒，讓活動過程更加順暢，提升觀眾體驗。身為Zoom亞太區業務負責人，線上產品發布會是我工作中重要的一環。在使用研討會模式時，我習慣先利用平台中的「練習功能」，邀請所有工作人員與講者走一遍流程，確保大家正式上場前一切就緒，不必擔心因為技術上的問題影響活動成效。
收穫成果：活動後需要做什麼？
活動畫下完美句點後， 可以利用如問卷調查來收集觀眾的反應意見，製作洞察報告，並持續追蹤有利於行銷的機會 。而活動錄影也可以放上網站或是社群提供觀眾再次回放，或是讓來不及參與的觀眾有機會透過錄影了解活動內容。別忘了確認使用的視訊會議或研討會模式，是否能夠提供會議後的數據報告，了解註冊情況、投票結果、問答紀錄與參與者名單等，透過數據分析，在策畫下一次的活動時進行改善。
如果你需要主持活動，並正在尋求可以快速因應現況的解決方案，視訊平台將是一個絕佳選擇，除了能完美代替現場主持活動方式，還能讓你不論身在何處，和使用任何裝置的情況下，同時串聯講者、贊助商、出席嘉賓和觀眾，重現類似面對面互動的感受，甚至創造比線下活動還更精彩的體驗。
責任編輯：文潔琳、陳建鈞
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