日常生活中，你最不可或缺的電子設備是什麼？電腦、iPad，還是手機？律師楊貴智的答案是：掃描機。
楊貴智隨手打開Facebook，螢幕上顯示一名法律從業人員的日常照片，工作桌上4大疊如小山般ˋ高的卷宗，「這可能只是一個案子的量，全部紙本幾乎都還要另外掃描建檔。」
不過，桌上的文件疊得再高，也沒有抱著大量紙本文件跑來跑去來得辛苦。雖然楊貴智自嘲是因為懶惰（帶著文件），才想辦法將工作流程數位化，不過情況可能正好相反，除了律師本業之外，他非常勤勞，還經營法律媒體《法律白話文運動》和Podcast節目《法客電台》，忙碌奔波的過程也不能放過，促使他必須在任何時間、地點，都能像是在辦公室裡工作。
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數位化的律師辦案流程可行嗎？
一如人們對於律師的「刻板印象」，楊貴智條理清晰地梳理出他將工作數位化的5點需求：
❶ 所有訴訟資料雲端化，有邏輯地排序，方便後續查找。
❷ 詳列所有書狀往來的時間點。
❸ 訴訟進度與客戶端同步，避免糾紛。
❹ 追蹤進度，避免作業不及或錯過時效。
❺ 盡量自動化，減少人工介入的比例。
為了滿足這些需求，楊貴智選用Dropbox作為案件雲端系統。他將每個案件的紙本掃描成電子檔，並按照日期、標題排序，一個資料夾就代表一個案件的數位卷宗，開庭前再同步至iPad，就不用隨身帶著大量紙本文件。
當各個案件檔案都上傳到Dropbox之後，楊貴智還會再利用自動化工具Zapier，將所有資料自動同步到電子表格工具Airtable上建檔，便於日後查詢與找出資料間的關聯性。像是與法院書信往來的回執，也與案件息息相關，楊貴智會將郵資收據拍照後，按照所屬案件放上Airtable，「有遇過對方說沒收到書狀，這時候就可以現場打開回執的照片給法官看。」
另外，在訴訟進行中，跟客戶同步資訊也相當重要。當資料在Airtable建檔完成後，Zapier會自動用通訊軟體Jandi，將需要知會客戶的部分，將下載連結傳送給對方。「要讓客戶參與其中，就算案件輸了，他們也會知道我做過哪些處理、進度如何，算是一種信任感的建立。」
先模擬應用情境，有助快速導入工具
「重要的事情不會因為瑣碎，就變得不重要。」對楊貴智來說，運用數位化工具，可以更有效地將重要事務化繁為簡。他提出了兩個應用建議：
第一，確定數位化的目標。
他因為不想要抱著一堆紙本往返，又希望掃描成電子檔的各個文件，能便於查找、彼此有關聯性，才建立起Dropbox、Zapier和Airtable的「組合技」。
第二，想像數位化的情境。
數位工具相當多，嘗試與體驗都需要時間成本，如果能事先想像導入數位工具後的工作狀況，有助於釐清工具選擇的方向與使用流程。
不過，楊貴智坦承，建立數位化工作模式其實相當痛苦，因為必須在過程中學習全新思維，也要適應全然不同的工作流程。就算很多數位工具都不用寫任何程式碼，還是必須具備相當程度的使用邏輯。
今年32歲、文科背景的楊貴智，把自己善於駕馭數位工具的能力，歸功於成長環境。由於父親在科技業任職，他幼稚園時家裡就有電腦，從不排斥與其為伍；到了大學，「只有我用電腦做筆記，大家都覺得我是怪人。」他接著又像是不服輸地補了一句，「（他們）最後還是要跟我拿筆記啊，老師講太快，手寫來不及抄。」
在東吳大學法律系就讀時，楊貴智就大量閱讀關於用數位工具增進生產力的文章，「單純喜歡一些酷東西，我一點都不想用紙本做事。」即便他往後仍從事了紙本用量最兇的法律工作。所幸，在將工作流程數位化後，現在已經不太需要整理紙本文件。
針對工具的選用，楊貴智笑著說，「每一個繁瑣的工作應該都能找到替代工具，真的就只能多看多用，先定義出該解決的問題，工具就是喜歡、順手最重要囉。」
責任編輯：吳佩臻、張庭銉
