談外包議題，或許很多人會覺得這應該是甲方的課題，甚至有的人也覺得，作為甲方，乾脆自己聘請員工就好，應該不會碰到外包的議題，所以這些議題與自己無關。這樣的想法或許在20年前還沒有網路的時候，開一間柑仔店自己大小事全包，連裝潢都不太用，會計記帳自己來，反正有的是時間，一切世界的循環都沒那麼快，討論外包確實不切實際。
但來到現代，資訊過份發達的今天，不要說會計、法律、公司裝潢這些老議題是透過外包完成的，數位領域的工作可能每過兩三年就會有新的題目，自己公司的人要全部跟上恐怕是強人所難，所以透過外包資源與企業內的管理做結合，早就已經是世界的潮流。
全球知名的Ernst & Young Global Limited（安永會計師事務所）更在2019年預測，在2020年全世界大約有20%的人會從事Freelance的工作，五分之一的腦袋會在市場上自由流動，到了2030年，這比例甚至會來到50%，這就是我們的世界正在發生的大事。
或許你覺得作為乙方的自己應該用不上，但事實上，除了剛剛提到的會計、法律、公司裝潢等等是所謂的外包基本盤外，像我們公司需要找一些人來協助我們做知識管理的撰稿或是公司的內部人員訓練，甚至是透過顧問協調公司內的業務體質，優化客戶管理的方法，這些可都是重要的外包資源，也因此重視外包，將是今天就該重視的事，決不能忽略掉它。
外包管理的由來——鑑古知今
先來講點關於外包的冷知識，不知道大家有沒有看過一部電影叫做《牛津解密》，影片的內容我就不多贅述，但他的背景故事是第一次編輯牛津辭典的歷史故事。或許現在google已經植入大家的生活，很難想像在還沒有辭典的時候，編輯一本辭典是多麽困難的事。
背景故事有三個重點：
之所以需要辭典是因為全歐洲發展的英文已經十分混亂，每個地區的用字都略有不同，所以需要一本辭典來統一大家用字的方法。
核實的流程十分繁雜，說明字意的同時需要留下範例句的出處，如果以所有英國的教授來做，據電影裡的說法，至少需要數百年時間，可見這是一個十分大的工程。
當時的時空背景，資訊流通非常困難，但這個工作又不可能等到數百年才完工，語言也是會隨著時間變化的，如若不能快點完成，恐怕隨著時間的變化，也會出現新的變數。
因此，負責人想出一個辦法，向世人發布投書的方法，讓所有一般人協助收集字詞用法，透過書信往來，收集大家提供的資料，整理成冊。最後共花了71年時間，將26個英文字母的資料全盤收集完成，可以說是一個世紀大工程，也是18世紀的一個外包管理的經典案例。
外包的核心關鍵：善用外部資源、建立內部規則
從這個故事我們可以知道幾個外包管理的重點，這可能是經過數百年都不變的原理，整理給大家。
1.時間及資源有限
外包的應用一定發生於時間有限、資源也有限，但要做的目標超出內部人力可完成的狀況。雖然現在也有些外包的運用，需要的不只是人工，甚至包含一些經驗的傳遞，但有個核心思維是大家一定要有的，也是我們很常遇到的謬誤，那就是別總以為外包是在不得已的狀況才會使用的。
大多企業在面對成長議題的時候，時間有限資源也有限的狀況其實非常普遍，這是數百年不變的狀態，更別說現在許多企業都面臨數位轉型議題，而且又難聘到真正好的人才，運用外包往往成為數位轉型的關鍵議題。
2.事先建立內部流程
外包的使用有個重點，那就是內部需要有建立好的遊戲規則或是流程，就像牛津辭典這議題，若內部沒有建立一套標準化接收信件的流程，恐怕早已被寄送來雪花般的書信所淹沒，更別談如何編輯成冊。
要知道，那可是一個沒有Excel的時代，如果沒有良好的流程，恐怕再花數十年也很難透過外包達成任務。也因此，大量運用外包的公司也要記住，自己要內化，並且逐漸建立自己跟外包夥伴的工作規範，慢慢成形才能更加良好的互相合作。
過往的題目，動輒數年到數十年，但現在的企業題目，往往就是兩三年內的事，甚至現在談網路系統開發，可能都是半年內的事，時間軸的改變，讓企業不再有太多時間建立內部規則，所以現在談的是迭代（iteration），也因此選擇好的合作夥伴就變成是重要議題，這個在稍後的內容會提到。
《牛津解密》這部電影，在演編寫辭典的過程中，有個撰寫人發生了一些問題，造成負責人需要出來做風險控管，這就是外包管理裡常常上演的故事。內容我就不多贅述，但請大家務必留意風險管理，就如同前陣子發生的台鐵工安意外，風險管理永遠是所有企業甚至國家都需要重視的議題，這在資訊業可能沒那麼嚴重，但還是十分嚴肅的議題。
隨著時間的演進，或許所有的工具已經改變，但事實上管理的核心永遠沒有變過。數位資訊業的外包，或許看似複雜而且項目多到難以理解，大數據、AI、區塊鏈、數位行銷、電商、SEO等各式各樣的議題，亂七八糟，更別提我這邊講的專有名詞還只是這產業中的冰山一角。
但各位別忘記，有個年資更久遠、知識更多元的產業也是大量透過外包管理建基起來的，那就是建築/建設產業。建築業的歷史也是有數百年的時間，而現在大多建築產業大致上有分為建設公司、設計公司、顧問公司、營造公司、工頭與工班，層層都是不同的公司，也層層分工，更別提營造公司還要管理各種建設材料、施工細節、驗收等等，其複雜的程序，恐怕不輸給數位資訊產業。
既然這麼複雜的環節都能管理，那數位資訊相關的外包，肯定是能夠被管理的，從歷史的演進去看待管理的核心，一定會是有收穫的。
工具不是重點，規則與心態才是核心
許多人提到管理，尤其是講到專案管理，就會立馬問我，那我們公司是用什麼工具在做管理這數百位的外包人員或廠商呢？其實如前面所提，工具或許是一個要思考的點，但重點一直都在整個合作的遊戲規則以及外包人員的工作心態。
很多人找尋外包進到公司，就是想把自己做不來或是不想做的工作委外，換個角度想，如果今天你是那個外包，你一定想說這麼無聊的工作要不然交差了事，要不然有更好的案子，一定立馬轉移陣地，誰會想要一直做人家不想做的事呢？所以定義好遊戲規則跟談好合作的心態，永遠是我們與外包合作的第一步。
首先講心態，就算現在需要對方做的是相對低階的工作，但一定要跟對方先談未來如何有機會進展，至少先把方向定出來，其實這跟很多公司招募的時候會談的事情是類似的，只是很多公司把場景轉移到外包時，就會忽略了這一點，但千萬別忘記，內聘的人跟外包的人都是人，如果跟你合作能有未來，誰不會想多盡一份心力呢？
或許你會想問，請外包來不就是短期借重他的經驗，為何還要在乎你跟他的未來呢？其實這種講法也沒有錯，但越有專業的團隊，如果他是來施展他的專業，卻不顧慮你跟他的未來，通常事情做完了，他拍拍屁股走人，你難以消化他的專業的狀況，是常有的事。
原因很簡單，因為你不像他一樣在外面見多識廣，怎麼能夠在短時間內消化他的專業呢？所以現在用外包，不管是低階還是高階，我建議都是先把心態看長遠，大家的合作才會比較健康，如果你自己的眼界放短，合作失敗就不要只怪罪對方。就像結婚一樣，如果雙方沒有走長遠的打算，撕破臉也不是什麼意外的事。
有了心態，自然就要慢慢建立規則，怎麼合作、怎麼同步、怎麼彼此了解、怎麼交接與互相學習，現在利用比較短週期的同步與迭代，可以很快地互相學習，越有專業度的外包團隊，會越快速的讓你有辦法跟他互相學習並且建立規則。
但如果對方不夠專業，你自己也可以先行建立一些簡單的規則，比如說定期的回報方式、出意外的應對概況、回覆的時段以及反應的時間等等，如果有興趣，可以稍微研究一下service level agreement，網路上都有不少範本，相信要建立些簡單的規範都不是困難的事。
有了心態又有規則，合作的成功率一定都會大幅提升，自然要能長久合作的機會，就會逐步拉高，外包管理的難度自然就會下降。
傭兵團的佈建，左右了未來的戰局
為何選擇現在談論外包議題呢？因為隨著時代的進步，引入新科技的工作，越來越難由公司內的原生團隊完成，公司要成長，難免要使用到新科技，但是凡事都要公司內的團隊學習，肯定是學不完的，因此透過顧問、外包團隊當作傭兵團，將是公司在未來要快速升級的一個關鍵。
如同前面所提，與這些外部合作夥伴的合作關係，並非只是單純的僱傭關係，就我所知，許多厲害的顧問或是外包團隊，現在都是客戶比產能還要多非常多，因此要能夠掌握這些珍貴的少數資源，除非你有特定的談判籌碼，或是特定的管道，不然有時候還真不是有錢就能解決的。
更別說許多外商用了更多的錢在獲取更多的資源，這些都是對於本土企業主來說，非常不利的因素，因此，如果現在營運籌碼還充足的狀況，透過一些簡單的合作，徵詢成長快速的合作夥伴，尋求長期的合作關係，這將會成員未來決戰市場的一大關鍵。這就是過去十年，我在公司內大量使用外包所得出來的心得，也是我認為未來企業要思考的重點之一。
資料來源：EY.com
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