最完美的會議是一句話都不說?揭秘亞馬遜如何用「強制默讀法」提升開會效率
最完美的會議是一句話都不說?揭秘亞馬遜如何用「強制默讀法」提升開會效率

決策會議中,先由引導人(會議召集人)明示開會主旨,並讓所有與會者了解,希望在走出會議室之前,達到哪些目的,以及將用什麼樣的順序進行檢討,並確認與會者手上是否都有拿到會議報告。

前述流程中的最後一項工作,是亞馬遜的獨特作風。
如果是一般公司,應該都會要求製作會議報告的人,必須先向其他出席成員說明議案的概要。

但亞馬遜不採取這個做法,而是各自默讀眼前預先準備好的會議報告。

即使開會前已寄出報告,依然會保留一頁式簡報五分鐘、六頁式報告十五鐘的閱讀時間。

這段時間重要的是保持沉默。在大家各自閱讀時,完全不接受提問。

良好的報告與靜默,排除無效率的提問

亞馬遜在決策會議中採取這樣的做法,當然有它的用意。

假設由製作報告的人在會議一開始口頭說明概要,正在說明第二頁時,某個與會者因為在意某個說明而插嘴:「請問一下!」很容易發生這種中途被打斷的狀況。但實際上或許第四頁的內容就能澄清他的疑問。提問人由於還沒掌握住整份報告的內容,因此會產生疑問。在進行簡報時,常會發生中途有人發問,簡報者表示「這部分後面會說明」的狀況,就是同樣的情形。

貝佐斯非常討厭這種情況。詢問已經寫出或預定說明的內容,就是浪費時間。閱讀時遇到不明白的部分先打問號,若之後某一頁說明了,就把問號畫掉,只需提問最後仍留下的問號,這樣可以節省更多時間、效率更高。基於這個想法,所以把開會一開始保持沉默各自閱讀制訂為規範。

亞馬遜會議.jpg
圖/ 數位時代

一句話都不必說才是最完美的會議

對於決策會議,貝佐斯徹底要求必須先安靜閱讀報告。閱讀完畢後,主持人會詢問:「有沒有問題?」然後再進入討論。

有些主持人會在討論前先簡述報告摘要,但這並非絕對必要。經過十五分鐘,所有與會者都看過一遍報告了,就可以立刻開始討論。

另外,亞馬遜認為最理想的會議是讀完報告後,不需任何提問就安靜結束的會議。如果是一頁式簡報,讀完後主持人詢問:「有沒有問題?」若沒人提問就代表通過。即使是六頁式報告,也是逐頁詢問有沒有問題,六頁都沒有疑問或擔憂的話,就會直接宣布「依照內容進行!」結束會議。

第三章要介紹的創意激發會議則另當別論。 以決策為目的的會議,只要沒有人提出質疑,就不必再討論,只需同意內容就能結束會議,這在亞馬遜被認為是最理想的會議。

延伸閱讀:貝佐斯超痛恨「完美共識」!亞馬遜開會嚴禁加總除以二:為何「群體凝聚」會傷害公司?
「開會喊休息的人,就是會被裁員的人…」亞馬遜前高階主管親揭內幕,一窺零售帝國的殘酷真實

本文授權摘錄自:《亞馬遜會議》,佐藤將之著,三民出版

責任編輯:黃若彤

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數位時代 X 國泰金控 從百套系統上雲到 Cloud First:國泰如何把雲端變成AI成長引擎?
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2019年金融監理機關正式將雲端納入委外規範後,揭示金融業上雲時代來臨,國泰金控數數發中心成立雲端策略發展部,負責擬定集團上雲策略,並於2020年正式啟動7年集團雲端轉型計畫;在多數金融機構仍停留在單點遷移或IT現代化的現下,國泰金融集團在 2025 年即完成 100 套系統上雲,更將雲端轉型階段從 Cloud Ready、Cloud Adoption 推向 Cloud First,成為數據與人工智慧應用的關鍵引擎。

國泰金控資訊長|吳建興 James Wu
圖/ 數位時代

「百套系統上雲不僅僅是數字,更是讓國泰從『 IT 進化業務』邁向『 IT 驅動成長』的關鍵轉折。」國泰金控雲端策略發展部協理顏勝豪表示,上雲帶來的效益十分顯著,包括提升資源可用性與營運敏捷度、減輕 IT 維運負擔;同時,雲端業者多具備零碳排或綠能機房機制,亦有助於企業朝向 ESG 永續營運邁進。「金融上雲不是單純的現代化基礎設施或者是升級技術,而是為了換取速度與可靠度,讓集團可以加速創新腳步、彈性調配資源,以及培育所需人才與技能,為未來做最佳準備。」
為讓集團員工、金融同業以及有志上雲的夥伴可以進一步探討雲端轉型的各種可能,國泰金控舉辦雲端轉型成果發表會,會中除有集團子公司分享最新成果,三大公有雲平台業者也從不同技術視角共同探討在合規、資安與 AI 應用的可能。

七年、三階段,國泰金融集團將雲端內化為營運流程與創新引擎

國泰金控科技長|姚旭杰 Marcus Ya
圖/ 數位時代

為什麼國泰可以領先市場完成雲端轉型、數據與 AI 賦能業務?

顏勝豪認為,雲端轉型的起點不是直接遷移系統,而是從四個面向打底:應用系統盤點評估、雲端架構設計、雲端遷移藍圖規劃,以及組織治理框架建立,而這也是 Cloud Ready 階段最重要的事情。
「不同子公司有不同商業模式與節奏,若沒有共同語言與平台底座,上雲很容易各自為政。」顏勝豪表示,為讓所有員工可以齊步前行,國泰以雲端遷移方法論 Cathay 6R(註1)作為共同語言、用平台作為共同底座,讓轉型不只是技術選擇,而是集團行動。
完成單一系統的雲端遷移後,便進入 Cloud Adoption 階段。在這個階段中,要透過大規模遷移建立更成熟的上雲標準作業流程(SOP),透過 FinOps 機制控管與優化雲端營運成本,以及透過自動化與治理模型確認多雲環境與安全與維運穩定性,目標是將雲端內化為組織日常運營的一部分,進而邁向 Cloud First 階段:在合規前提下,新專案與系統升級預設在雲端環境開發,並善用雲原生優勢加速新產品功能開發速度。
「集團雲端策略只有一個核心原則:讓雲成為 AI 時代的成長引擎,而不是單純的基礎設施。」關於國泰的未來雲端布局,顏勝豪如是總結。

國泰金控 雲端策略發展部 協理|顏勝豪 Otto Yen
圖/ 數位時代

以雲端為 AI 資源引擎、發揮數據燃料價值,實現 AI 賦能業務應用

國泰不僅在2025年完成集團百套系統上雲,也啟動數據上雲計畫並為 GenAI 奠定基礎建設。
例如國泰金控實現數據上雲,打造資料湖倉與 GAIA 生態系統架構為 AI 賦能業務做準備:成立國泰風險聯防中心(CRC)攜手集團洗防人員強化風險控管與金融犯罪因應能力;釋出國泰員工 AI 助手–Agia–Beta
版,提供差勤、福利與權益、技術支援、職務職能與集團其他資訊等五大類別管理辦法等查詢服務;此外,亦推出集團數據共享平台、集團法規知識庫、 AI 評測中心等服務,更好發揮 Cloud First 與 AI 賦能業務應用的價值。
雲端是 AI 時代的關鍵底座、數據則是 AI 的燃料。顏勝豪指出,發展AI需要龐大的 GPU 算力,若自建 GPU 機房,不僅硬體設備昂貴、折舊速度快,光是散熱系統一年就高達兩、三千萬元的成本,若採取雲端資源,可以隨啟隨用,同時,大幅降低試錯成本。「當雲端打好基礎、AI成為能力模組,銀行、人壽、產險與證券的創新不再是單點突破,而是放大集團級綜效。」

國泰以 Cloud First + AI 持續領先市場、形塑未來樣貌

「雲端可以優化算力成本,資料則決定 AI 應用上限。」顏勝豪解釋,在 AI 新世代,AI 模型定調能力「下限」,集團子公司掌握的「獨特資料」則決定應用的「上限」,考量雲端有許多好用 AI 服務,唯有資料上雲才能發揮數據價值、用 AI 賦能集團各子公司業務。
例如國泰世華銀行將採取多公有雲策略,打造雲端智慧生態圈,並以現代化雲原生技術拓展應用場景;同時,運用 AI 與資料分析優化客戶服務體驗,並藉由跨雲整合機制支援多元業務模式,以充分發揮上雲效益。至於國泰產險,不僅在兩年半內完成13套核心系統上雲、優化營運流程,如以 Serverless 架構打造百萬級效果、萬元成本的短網址系統等,讓雲端成為產險驅動長期成長的核心引擎與標準配備。

國泰人壽則是透過雲端與 AI 滿足不同客戶需求,如以 AI Search 精準呈現關鍵字搜尋結果,讓客戶可以精準且快速的查找所需資料、大幅優化官網體驗與滿意度。至於國泰證券則是於2026年初推出「庫存管家」服務,以客戶持股為核心,應用 AI 技術打造個人化推播服務,協助投資人更有效率地掌握庫存狀況,提供更即時、系統化的投資管理體驗。
總的來說,國泰金控在集團的雲端轉型不僅是技術升級,更是思維革新,從百套系統上雲進展到 Cloud First 階段,可以預期在雲地基礎下,國泰將進一步引領 AI 時代變革,持續提升營運韌性與放大創新價值。

註1:Cathay 6R 國泰設計 Cathay 6R 雲端遷移方法論,將系統遷移方式依據上雲模式、系統開發成本分為 Rehost 、Replatform、Refactor、Rewrite、Replace 和 Retain 共6種遷移架構,並能對應到 IaaS、PaaS、SaaS 三種不同上雲模式。

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