最完美的會議是一句話都不說?揭秘亞馬遜如何用「強制默讀法」提升開會效率
最完美的會議是一句話都不說?揭秘亞馬遜如何用「強制默讀法」提升開會效率

決策會議中,先由引導人(會議召集人)明示開會主旨,並讓所有與會者了解,希望在走出會議室之前,達到哪些目的,以及將用什麼樣的順序進行檢討,並確認與會者手上是否都有拿到會議報告。

前述流程中的最後一項工作,是亞馬遜的獨特作風。
如果是一般公司,應該都會要求製作會議報告的人,必須先向其他出席成員說明議案的概要。

但亞馬遜不採取這個做法,而是各自默讀眼前預先準備好的會議報告。

即使開會前已寄出報告,依然會保留一頁式簡報五分鐘、六頁式報告十五鐘的閱讀時間。

這段時間重要的是保持沉默。在大家各自閱讀時,完全不接受提問。

良好的報告與靜默,排除無效率的提問

亞馬遜在決策會議中採取這樣的做法,當然有它的用意。

假設由製作報告的人在會議一開始口頭說明概要,正在說明第二頁時,某個與會者因為在意某個說明而插嘴:「請問一下!」很容易發生這種中途被打斷的狀況。但實際上或許第四頁的內容就能澄清他的疑問。提問人由於還沒掌握住整份報告的內容,因此會產生疑問。在進行簡報時,常會發生中途有人發問,簡報者表示「這部分後面會說明」的狀況,就是同樣的情形。

貝佐斯非常討厭這種情況。詢問已經寫出或預定說明的內容,就是浪費時間。閱讀時遇到不明白的部分先打問號,若之後某一頁說明了,就把問號畫掉,只需提問最後仍留下的問號,這樣可以節省更多時間、效率更高。基於這個想法,所以把開會一開始保持沉默各自閱讀制訂為規範。

亞馬遜會議.jpg
圖/ 數位時代

一句話都不必說才是最完美的會議

對於決策會議,貝佐斯徹底要求必須先安靜閱讀報告。閱讀完畢後,主持人會詢問:「有沒有問題?」然後再進入討論。

有些主持人會在討論前先簡述報告摘要,但這並非絕對必要。經過十五分鐘,所有與會者都看過一遍報告了,就可以立刻開始討論。

另外,亞馬遜認為最理想的會議是讀完報告後,不需任何提問就安靜結束的會議。如果是一頁式簡報,讀完後主持人詢問:「有沒有問題?」若沒人提問就代表通過。即使是六頁式報告,也是逐頁詢問有沒有問題,六頁都沒有疑問或擔憂的話,就會直接宣布「依照內容進行!」結束會議。

第三章要介紹的創意激發會議則另當別論。 以決策為目的的會議,只要沒有人提出質疑,就不必再討論,只需同意內容就能結束會議,這在亞馬遜被認為是最理想的會議。

延伸閱讀:貝佐斯超痛恨「完美共識」!亞馬遜開會嚴禁加總除以二:為何「群體凝聚」會傷害公司?
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本文授權摘錄自:《亞馬遜會議》,佐藤將之著,三民出版

責任編輯:黃若彤

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從競賽激發創新力,第一銀行如何以AI打造差異化競爭優勢、型塑數位生活圈?
從競賽激發創新力,第一銀行如何以AI打造差異化競爭優勢、型塑數位生活圈?

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聚焦三大面向,第一銀行以AI策略加速創新轉型能量

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從GALA到黑客松,第一銀行以AI創新文化打造未來金融新樣貌

在以AI加速創新轉型的過程中,第一銀行認為,目前最重要的不是追求技術,而是讓每一位員工可與生成式AI協作,因此,於2025年展開名為Project GALA(Generative AI Liberalize & Accelerate)的生成式AI行動計畫,透過定義GenAI價值金字塔,提升個人效率、創造集體智慧、改善部門流程及推動業務創新的方式,評估每一個應用案例的價值貢獻度,進而形塑生成式AI創新文化與思維,讓員工熟悉生成式AI並且願意使用。

為鼓勵員工以AI賦能工作與流程,第一銀行首次舉辦以「AI輔助工具」為主題的內部競賽活動「2025年第一銀行DigitALL黑客松」,以高額獎金吸引員工組隊參加,並提供技術支援與專業輔導,若方案具備高度可行性與發展潛力,將有機會進一步實作、推動落地並對外展示創新成果,傳遞第一銀行「全員創新、共創未來」的數位轉型精神。

第一銀行
第一銀行鼓勵員工以AI賦能工作與流程,首次舉辦「2025年第一銀行DigitALL黑客松」,提供技術支援與專業輔導,傳遞第一銀行「全員創新、共創未來」的數位轉型精神。
圖/ 第一銀行

不僅如此,第一銀行亦評估導入具備自主學習、多模態互動的AI Agent,如以NVIDIA高效能GPU與NeMo平台整合語音、文字與影像等多模態能力建立AI Agent,由其負責日常重複性工作並輔助複雜判斷與服務溝通,讓AI輔助並補足人力缺口,並保留關鍵知識以利經驗傳承。此外,導入Microsoft 365、Copilot、Power BI、Teammate等自動化工具與協作平台以提升作業效率,讓員工得以更專注於創造高價值的核心事務上。

以AI賦能數位轉型成效,第一銀行致力建置與完善數位生活圈

除以AI強化創新轉型能量,第一銀行亦十分重視「數據治理」、「資訊架構現代化」與「數位生態圈拓展」等議題,透過系列實作提升第一銀行的數位轉型能量,更精準且快速地提供客戶所需金融服務。例如,透過「銀行即服務(BaaS)」與「銀行即平台(BaaP)」雙軌模式,以應用程式介面(API)串聯電商、旅遊、房產等異業服務,將金融服務嵌入各種生活場景,如線上分期消費、旅遊險保障與房貸鑑價等,藉此擴大客戶接觸與優化使用體驗,逐步打造與完善以「金融即生活」為核心的數位生活圈,多項產品服務更陸續獲得「傑出金融業務菁業獎」、「國家品牌玉山獎」與「臺灣金融研訓院–我國銀行業金融科技創新與數位轉型大調查–《領先者》」等肯定。

為更好的連結與發揮數位生活圈帶來的影響力,第一銀行推出一個全面展示數位金融成就與異業合作成果的「數位生活圈」資訊整合平台,讓客戶與合作夥伴能更直觀地理解銀行在創新、產品服務與數位生態策略上的發展與實績,此外,第一銀行亦透過平台提供客戶眾多好康優惠「小確幸」以減少資訊分散痛點;根據統計,迄今已累積超過120檔以上成功合作案例,平台自4月上線短短三個月即累積超過18萬次瀏覽量,顯示市場對該平台的高度興趣與接受度,有利於數位生活圈的擴展工作。

展望未來,為更好回應「Banking Everywhere, Never at a Bank」以及客戶行為日益場景化與即時化等趨勢,第一銀行將以高度敏銳的策略眼光持續關注外部監管規範與新興科技發展,攜手員工與夥伴以AI等創新技術實踐與擴大「金融即生活」願景,以兼具溫度與科技力的全新金融服務形塑未來金融新世界。

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第一銀行攜手員工與夥伴以AI等創新技術實踐與擴大「金融即生活」願景
圖/ 第一銀行

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