編按：許多人在職場上可能都會碰到同一種問題：生成式AI如何有效應用在工作上？尤其是在節省工作、開會效率，以及整理大量繁雜資訊文件等，本篇從時間管理到摘要整理，手把手帶你下AI指令，讓生成式AI幫你產出高品質的成果。
一起當時間管理大師！整合行事曆、會議資訊準備
如果你是管理者，工作量可能相當繁重，需要有效安排事情的優先順序，卻經常被干擾或是遇到突發事件。面對接連不斷的溝通、會議和職責，有效管理時間變得非常重要。
整合到電子郵件和團隊合作應用程式的生成式AI模型（例如：Teams內建的Microsoft Copilot、或Google Meet內建的Google Gemini）可以透過很多方式，幫你有效管理時間：
預覽一週行事曆
要求生成式AI顯示所有的工作和排定的時間；例如，「在接下來的三天我有什麼計畫？請給我一份詳細清單」。生成式AI還可以為你的行事曆分類，比如個人任務、一對一會議、工作會議、工作坊、活動和私人時間等。
▶試試看：要求生成式AI製作一個表格，把本週會議按照請 自行指定類別 分類。
▶試試看：要求生成式AI分析你的每週待辦事項清單，根據你指定的緊急程度和重要性對任務進行排序和摘要。
▶試試看：要求生成式AI從電子郵件信箱找出標記為「緊急」的待處理會議邀請，並依照截止日期列出清單。
安排任務優先順序
要求生成式AI根據你的待辦事項清單和排定時間提出建議；例如，「關於季度業務審查，根據先前的電子郵件 請自行指定郵件 ，建議與 請自行指定對象 安排協調會議」。
生成式AI還可以根據任務的優先順序，建議更改日程安排。
會議前準備
要求生成式AI從最近往來的電子郵件、聊天紀錄、筆記或文件檢索相關資訊，為通話、活動、會議或工作坊做準備。
▶試試看：請生成式AI列出你在之前的會議或郵件中同意的執行項目，並根據你提供的議程說明你在即將舉行的會議中預計扮演的角色。
▶試試看：請生成式AI就即將在工作坊與 請自行指定對象 討論的新產品功能，生成五個討論要點。請把焦點放在 請自行指定文件 。
代表你參加會議
如果無法參加某個線上會議，生成式AI可以幫你歸納會議內容；例如，「如果講者有分享文件，請簡單概述內容」。並且告訴你會議的討論重點和執行項目；例如，「後續步驟是否指派給我負責？期限是什麼時候」。生成式AI可以代替你參加會議、轉錄會議內容或分析會議紀錄（錄音或錄影）。
▶試試看：請生成式AI就 請自行指定主題 找出你必須追蹤的問題或討論。
資訊消化術：摘要整理指令怎麼下才好？
如果每天都被大量來自電子郵件、簡報、冗長文件和報告的資訊淹沒，要看完這些內容並歸納重點便是一大挑戰。
生成式AI可以幫忙總結和解讀資訊，靈活處理不同類型的輸入，並且輸出你要的東西；例如，可能有不同的風格和格式的摘要，像是表格、條列事項、執行摘要、簡短備忘錄等。
假設你需要在半小時內審閱一份30頁的文件。由於時間不夠，你幾乎只能閱讀執行摘要和第一部分。然而，你擔心可能會錯過一些重點，無法做出合理建議。你可以要求生成式AI摘要這份文件，建立要點清單，並注明每個要點來自哪個章節或哪一頁。
▶試試看：請生成式AI為即將舉行的活動報告 請自行指定報告 撰寫摘要。摘要應凸顯這份報告的重要觀察，而且不超過四段。
▶試試看：請生成式AI比較同個主題的兩篇文章，簡要列出文章一 請自行指定文章 與文章二 請自行指定文章 的差異和共同點。
〔實戰案例〕生成式AI是你的助理
摘要整理的進階技巧：密度鏈
對於冗長、複雜的文件，可利用進階的提示技巧，讓生成式AI幫忙做摘要整理。其中之一是 「密度鏈」 （chain of density）。這個做法能建立一連串包含愈來愈多細節的摘要。 密度鏈透過反覆進行、逐步補充內容來完成，把原始文件前一版摘要未涵蓋的重要細節逐步納入。雖然摘要的資訊密度增加，依然能保持簡潔，維持相同的長度。
舉例來說，胡安身為中階主管，必須對一篇關於公司業績的長篇商業報告做摘要整理。胡安在密度鏈技巧的啟發下，設計一串連續提示詞，以利生成更簡潔和資訊密度更高的摘要：
▶試試看：基本摘要。胡安請生成式AI「以不超過四句話提供第一季度銷售報告的簡明摘要，把重點放在整體表現上」。
▶試試看：紮實、詳細的摘要。胡安請生成式AI「撰寫一個更緊湊的新摘要，補充先前摘要中缺少的相關資訊，文章長度要相同，避免冗長語句」。
胡安重複第二個提示數次，進而生成更精簡但資訊豐富的摘要。
應用這個技巧時，必須指定下列條件：
● 摘要長度。 指定句子的數量。
● 資訊深度。 從廣泛的概述開始，逐漸要求包含更多在先前摘要中未提及的具體細節。
● 準確性。 要求生成式AI使用準確的資訊。換句話說，要以原始報告做為依據。
● 篇幅限制。 不同的生成式AI模型輸入框（輸入問題或命令的區域）能插入的文字長度可能有所不同。如果長篇文件需要做摘要整理，可在限制範圍內分成若干個段落上傳。
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本文授權轉載自《職場人的生成式AI工作法》，Elisa Farri, Gabriele Rosani著，天下文化出版
責任編輯：蘇柔瑋
