遠端開會7個小技巧！共享螢幕、慎選與會者，不進辦公室也能有效溝通|數位時代 BusinessNext

受到新冠肺炎影響，許多公司都開始實施在家工作來防疫，遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效？本文整理出7大要點：

1. 開會提早10分鐘，先搞定軟硬體

大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境，遠距會議比實體更仰賴科技，因此事先準備相當重要。建議與會者在會議開始前，先測試你的設備、熟悉操作方式，同時檢查保網路連線是否穩定、電腦電量是否充足，需要錄影的話，記得檢查硬碟容量夠不夠，也可以在會議開始前5-10分鐘就與成員們連上線，提前排除技術問題。

此外，由於機器有時難以捉摸，最好再額外準備一個備案，像是備用的軟體或網站。

至於要用什麼工具來開會，沒有一定的標準答案，只要與會的成員們達成共識就好，並且知道怎麼使用就好，視訊器材網站owllabs整理了10大常用的視訊會議軟體，可供參考：

Zoom
Google Hangouts
UberConference
TrueConf Online
Skype
FreeConference
Appear.in
Slack Video Calls
Facebook Live
YouTube Live

延伸閱讀：Zoom被禁了該改用哪款工具？教師實測10款視訊軟體，一表詳列優勢與使用心得

2.慎選會議參與者，不要太多人

視訊會議並不適合太多人參與，因此挑選與會的成員很重要，最好是與會議主題有直接相關的人，以2-10人開會最佳，才不會出現「冗員」。

開會的目的有很多，可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種，在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的，例如必須討論的主題、必須完成的結果等等，並通知每一位與會者，讓大家都可以先準備，不用浪費時間在會議中思考。

另外，許多公司可能會有例行性的周會或月會，在抗疫的非常時期，應該評估會議的必要性以及成果，並考慮減少次數、減少人數甚至取消。

3.共享螢幕和簡報，視覺化複雜數據

視訊會議最大的困難就是無法面對面，沒辦法看到實體資料或簡報，準備一個可以共享的視窗就很重要，可以使用共享螢幕功能，展示你想講的圖表、數據或是內容，才不會讓成員們摸不著頭緒，進而影響專注程度。

4.打理好外表和環境，太邋遢很扣分

若是跟重要的上司開會，千萬別因為在家就穿著睡衣上場，簡單乾淨的衣著最為恰當，也要稍微整理一下自己開會的空間，房間太亂或是周遭物品太多，容易讓其他成員分心，也可能默默留下不好的印象。

盡量選在不會有噪音干擾的地方，如果周遭真的太吵（例如家中有幼兒），可以在自己不發言的時候先關掉麥克風，以免擾亂會議進行。

5.事先訂好發言規則，確保所有人都能參與

視訊會議無法實際看到對方，可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題，可以制定一些規則並告知大家，例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間，這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感，主持者在開始前可以先閒聊幾句，並介紹每個人的職位及負責的部分，接下來說明流程，分配好紀錄、提醒時間或決策等工作，可以的話，分配每個人必須要發言的主題或項目，至少一項為佳（可於會議前就先通知），讓大家都有參與感，也可以事先準備更能夠專心。

6.一心多用超明顯，最好保持專注

由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同，多了許多外界的干擾，讓自己保持專注相當重要，千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收email，甚至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機，若是會議的時間比較長，可以適時休息個5-10分鐘。

當輪到你發言時，應該看著鏡頭說話，不要看著螢幕上的其他人，這樣會看起來很奇怪，而別人發言時，也應該盡量專注，事實上，當所有人的臉都擠在同一個螢幕時，你若是看向別的地方或做其他事，大家都是看得到的。

7.確保有結論與成果，會後持續盯進度

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展，因此在開會時，大家偏題或沒有討論真正重要的事時，主持者可以適時提醒，讓會議保持適當的效率，並領導大家在正確的軌道上，完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議，可以在結束後詢問大家的意見，並討論是否有可以改善的地方，讓之後的會議可以進行得更順利。

別忘了在會後將紀錄寄給大家，讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望，主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度，才能讓遠距職場繼續保持運作。

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注，但只要掌握以上幾個要點，就能讓會議更簡單、更有效率，也能一起度過這個艱難的非常時期。

責任編輯：林芳如、蕭閔云

本文授權轉載自：經理人月刊

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這是一場以成長為名的轉型故事，主角是成軍超過 45 年的製鎖大廠—金泰工業。

走過近半個世紀的製鎖歲月，金泰深知，在數位浪潮席捲下，守成即是退步。尤其當物聯網趨勢興起，讓鎖具不再只是單純的硬體，而是結合系統與服務的智慧管理平台，金泰敏銳地看見這場轉變背後的全新市場路徑，進而在原有 B2B 製造基礎上，創立全新品牌「安捷鎖（ A Good Lock ）」，進軍 B2C 智慧門鎖市場，為公司開拓第二成長曲線。

為了支撐這條品牌升級之路，金泰經營管理層在智炬科技的輔導下，從經營思維、企業文化、商業模式到作業流程重新盤點，並導入叡揚資訊的雲端服務方案，逐步落實管理標準化、流程自動化與客戶資料整合。這場轉型不只是系統導入，更是一場由內部管理能力出發，支撐外部品牌成長的組織升級工程。

早期金泰以箱櫃檔片鎖及電源開關鎖為核心產品，透過代工製造模式服務企業客戶。隨著物聯網趨勢興起，開始跨足電子鎖領域，在產品中導入指紋辨識，感應刷卡，密碼與手機連動等電子模組，成功敲開智慧生活的大門。

金泰副總經理曾慧芳表示，金泰在切入消費市場的過程中觀察到，目前市面上的智慧門鎖大致可分為兩類：一類是價格較高的歐美進口品牌；另一類則是透過網購流入、缺乏售後保障的產品。無論是哪一類，主要都以新建大樓為應用場景，較難滿足既有住宅的實際需求。

「臺灣老公寓常見木門、鐵門等配置，門型與結構條件較為多元，市面上主流智慧鎖未必能直接適用；另一方面，更換整片門板對不少家庭而言也是一筆不小的支出。基於這樣的在地住宅條件，金泰將自身長期累積的鎖具製造與研發經驗，結合外部夥伴的電子模組與應用技術，投入更符合臺灣住宅條件的智慧門鎖開發。目標不是單純把智慧鎖賣進市場，而是讓既有住宅也能在不大幅更動門體結構的前提下，以更便利、可負擔的方式完成智慧升級。

在通路策略上，金泰也展現了不同於業界的佈局。相較於仰賴大型零售賣場、電商平台等模式，金泰選擇與遍佈各地的社區鎖匠合作。曾慧芳認為，社區鎖匠是消費者心中具備高度信任感的服務節點，且具備專業知識，不僅能販售產品，更能提供安裝與售後維修服務，成為串聯原廠與終端用戶的重要服務橋樑。

築起品牌夢，金泰以內部升級鋪路，迎戰全新商業模式

因應智慧鎖帶來的全新商業模式，金泰意識到，未來面對的已經不只是企業客戶，也包含鎖匠以及終端使用者。這代表團隊需要更完整的客戶管理、服務追蹤與互動機制，才能支撐從代工製造走向品牌經營的轉變。

金泰早在 2022 年前後，便開始透過智炬科技輔導與政府相關數位轉型資源對接，例如中企署 N 世代課程，產發署精實蹲點計畫，系統性盤點企業營運流程與員工賦能與接班轉型佈局，並以內部產出的數轉藍圖，於 2024 年通過產發署中小製造業接班傳承數位轉型主題式研發計畫案的規劃案為啟動數位轉型布局的起點。

金泰製造經理黃智政說明，過去內部雖已使用 Excel 與 ERP 輔助日常作業，但多數流程仍仰賴紙本、人工記錄與部門間轉傳。 ERP 主要協助處理訂單、生產與進銷存等內部管理需求，卻難以完整承接業務拜訪、客戶互動、售後服務、鎖匠通路與終端消費者資料等外部市場資訊。當資料分散在個人電腦、紙本紀錄或不同部門手中，不僅增加重複抄寫與管理負擔，也讓企業難以及時掌握市場變化與客戶需求。

以客戶經營為例，客戶與公司的往來紀錄，多半保存在業務個人的電腦或筆記本中，難以被整合，也不容易在團隊之間透明共享。因此，若遇到業務同仁外務或請假時，客戶只能被動等待，而當公司要推新產品、找新市場，或需要其他同仁協助一起服務客戶時，也很難快速掌握客戶全貌。

面對這樣的挑戰，金泰管理團隊先透過外部課程與企業參訪，建立對數位轉型的共識，再回頭審視自身的商業模式、核心價值與關鍵活動，梳理銷售前中後、採購、生管到包裝等各職能的工作流程，找出卡點，隨後再導入叡揚資訊 Vital CRM 客戶關係管理系統、 C.ai 對話式服務平台聊天機器人、 Vital BizForm 智慧表單等解決方案，重新設計更符合實際習慣的運作方式。

建立客戶統一視圖、決策效率提升 30% ，用數據揪出商機

協助金泰推動數位轉型的智炬科技總經理歐俋伶指出，當金泰從接單生產逐步走向計劃性生產，更需要即時掌握市場需求、客戶回饋與銷售趨勢，才能反過來驅動產品開發與營運決策。因此，規劃金泰選擇以 Vital CRM 作為核心工具，運用成熟穩定的雲端服務架構，快速建立客戶資料整合、商機追蹤與管理報表機制，而非一開始就投入高成本、高維護負擔的客製化系統開發。

金泰業務部經理楊順婷也認同表示， Vital CRM 不僅讓客戶資料從過去分散於個人手中，轉變為團隊共享的資產，更協助公司建立完善的代理人機制，確保客戶服務不中斷。更重要的是，隨著數據持續累積，管理層還能藉由 Vital CRM 中的 Insight 報表加速決策效率。

「 Insight 的可視化圖表，讓管理決策效率提升約 30% ，」黃智政說，過去若要掌握市場分布、客戶類型與商機變化，往往需要由人員跨表單、跨部門彙整資料，不僅耗時，也容易因資料格式不一而影響判讀。智炬科技在協助金泰進行職能別流程梳理時，進一步將銷售前端的詢價、報價、客戶需求與商機標籤，串聯到後端物管、廠務與組立包裝出貨等支援流程，讓市場資訊不再停留於業務個人經驗，而能成為跨部門共同判斷的依據。導入 Insight 後，管理層透過可視化圖表即時掌握關鍵指標，包含市場需求變化、熱門產品類型、報價密集度與潛在備料需求，並同步拉動資源體系的物管與廠務端的監控看板。如此一來，會議討論不再只是「等待資料整理」，而是能根據數據判斷下一步，提前協調備料、生產排程與交付節奏，讓售前商機、內部支援與客戶服務形成更即時的決策閉環。

此外， Vital CRM 也進一步擴大商機經營的可能性。過去從展會蒐集的名片，多半僅在特定產品推出時才會進行再行銷，如今透過多元標籤記錄客戶潛在需求，擴大再行銷的範圍與市場。同時，金泰也將客戶滿意度調查從傳統 Word 表單改為 Vital BizForm 線上表單，便利的填寫體驗不僅讓回收率提升 17% ，更藉助統計功能即時分析市場回饋。

跨入 B2C ：整合 C.ai 、 Vital BizForm 與 LINE ，優化服務流程

在 B2B 基礎上，金泰進一步將 Vital CRM 延伸應用至 B2C 場景，並結合 LINE 官方帳號、Vital BizForm 與 C.ai 對話式服務平台，打造從鎖匠通路到終端消費者的完整服務流程。

以鎖匠通路為例，考量合作鎖匠日常最熟悉的工具就是 LINE ，金泰運用 Vital BizForm 製作電子化訂單，並整合 LINE 官方帳號，讓鎖匠可直接查詢產品規格、取得安裝指引並完成下單。訂單資料再透過 C.ai 建置的聊天機器人回傳至 Vital CRM ，減少人工重複登打，也讓通路資料能被系統化紀錄並能與製造廠內備貨機制同步。

在消費者端，金泰同樣透過 LINE 建立服務入口，提供產品介紹、操作說明與保固申請功能。其中，保固卡同樣以 Vital BizForm 來設計，消費者線上填寫完成後， C.ai 會將相關資訊傳至 Vital CRM ，更會同步標註負責服務的鎖匠資訊，未來若產品需維護或有操作疑問，就能立即追溯最初負責的鎖匠，快速進入服務流程。

透過這樣的數位串接，所有互動資料皆回流至 Vital CRM ，形成完整的客戶輪廓，包括產品型號、安裝紀錄與服務歷程，不僅降低了客服負擔，更幫助鎖匠持續經營回頭客，讓客人獲得更完善的服務，創造三贏局面。

展望未來，金泰也計畫在既有數位基礎上，持續深化資料治理與知識管理能力，例如導入叡揚知識管理系統，將產品知識、安裝經驗、售後紀錄與市場回饋進一步沉澱為企業資產。對金泰而言，數位轉型的目的不只是提升內部效率，更是為品牌經營、通路共創與海外布局奠定基礎。未來，隨著「安捷鎖」持續深耕台灣並拓展國際市場，金泰也將從傳統製鎖廠，逐步走向結合製造實力、在地服務與智慧科技的安防品牌。