共享螢幕、慎選與會者!遠端開會7個優化技巧,不進辦公室也能有效溝通
共享螢幕、慎選與會者!遠端開會7個優化技巧,不進辦公室也能有效溝通

受到新冠肺炎影響,許多公司都開始實施在家工作來防疫,遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效?本文整理出7大要點:

1. 開會提早10分鐘,先搞定軟硬體

大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境,遠距會議比實體更仰賴科技,因此事先準備相當重要。建議與會者在會議開始前,先測試你的設備、熟悉操作方式,同時檢查保網路連線是否穩定、電腦電量是否充足,需要錄影的話,記得檢查硬碟容量夠不夠,也可以在會議開始前5-10分鐘就與成員們連上線,提前排除技術問題。

此外,由於機器有時難以捉摸,最好再額外準備一個備案,像是備用的軟體或網站。

掌握最新AI、半導體、數位趨勢!訂閱《數位時代》日報及社群活動訊息

至於要用什麼工具來開會,沒有一定的標準答案,只要與會的成員們達成共識就好,並且知道怎麼使用就好,視訊器材網站owllabs整理了10大常用的視訊會議軟體,可供參考:

  • Zoom
  • Google Hangouts
  • UberConference
  • TrueConf Online
  • Skype
  • FreeConference
  • Appear.in
  • Slack Video Calls
  • Facebook Live
  • YouTube Live

延伸閱讀:Zoom被禁了該改用哪款工具?教師實測10款視訊軟體,一表詳列優勢與使用心得

2.慎選會議參與者,不要太多人

視訊會議並不適合太多人參與,因此挑選與會的成員很重要,最好是與會議主題有直接相關的人,以2-10人開會最佳,才不會出現「冗員」。

開會的目的有很多,可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種,在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的,例如必須討論的主題、必須完成的結果等等,並通知每一位與會者,讓大家都可以先準備,不用浪費時間在會議中思考。

另外,許多公司可能會有例行性的周會或月會,在抗疫的非常時期,應該評估會議的必要性以及成果,並考慮減少次數、減少人數甚至取消。

3.共享螢幕和簡報,視覺化複雜數據

視訊會議最大的困難就是無法面對面,沒辦法看到實體資料或簡報,準備一個可以共享的視窗就很重要,可以使用共享螢幕功能,展示你想講的圖表、數據或是內容,才不會讓成員們摸不著頭緒,進而影響專注程度。

4.打理好外表和環境,太邋遢很扣分

若是跟重要的上司開會,千萬別因為在家就穿著睡衣上場,簡單乾淨的衣著最為恰當,也要稍微整理一下自己開會的空間,房間太亂或是周遭物品太多,容易讓其他成員分心,也可能默默留下不好的印象。

盡量選在不會有噪音干擾的地方,如果周遭真的太吵(例如家中有幼兒),可以在自己不發言的時候先關掉麥克風,以免擾亂會議進行。

5.事先訂好發言規則,確保所有人都能參與

視訊會議無法實際看到對方,可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題,可以制定一些規則並告知大家,例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間,這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感,主持者在開始前可以先閒聊幾句,並介紹每個人的職位及負責的部分,接下來說明流程,分配好紀錄、提醒時間或決策等工作,可以的話,分配每個人必須要發言的主題或項目,至少一項為佳(可於會議前就先通知),讓大家都有參與感,也可以事先準備更能夠專心。

6.一心多用超明顯,最好保持專注

由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同,多了許多外界的干擾,讓自己保持專注相當重要,千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收email,甚至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機,若是會議的時間比較長,可以適時休息個5-10分鐘。

當輪到你發言時,應該看著鏡頭說話,不要看著螢幕上的其他人,這樣會看起來很奇怪,而別人發言時,也應該盡量專注,事實上,當所有人的臉都擠在同一個螢幕時,你若是看向別的地方或做其他事,大家都是看得到的。

7.確保有結論與成果,會後持續盯進度

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展,因此在開會時,大家偏題或沒有討論真正重要的事時,主持者可以適時提醒,讓會議保持適當的效率,並領導大家在正確的軌道上,完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議,可以在結束後詢問大家的意見,並討論是否有可以改善的地方,讓之後的會議可以進行得更順利。

別忘了在會後將紀錄寄給大家,讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望,主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度,才能讓遠距職場繼續保持運作。

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注,但只要掌握以上幾個要點,就能讓會議更簡單、更有效率,也能一起度過這個艱難的非常時期。

責任編輯:林芳如、蕭閔云

本文授權轉載自:經理人月刊

延伸閱讀:
1. Zoom免費100人視訊會議、遠端控制、白板錄影完整圖解教學
2. 番茄工作法的常見困擾:被干擾、分心的番茄鐘怎麼辦?
3. 6款遠距辦公工具一次整理!抗新冠肺炎,在家工作不用怕

往下滑看下一篇文章
迎接AI代理時代,中國信託3大策略重點加速金融轉型
迎接AI代理時代,中國信託3大策略重點加速金融轉型

台灣年度AI盛會「2025 AI TAIWAN未來商務展」日前圓滿落幕,展會期間同步登場的「2025 AI TAIWAN國際趨勢高峰論壇」也吸引來自產官學界的高度關注。副總統蕭美琴親臨現場致詞時指出,人工智慧正以前所未有的速度改變全球產業版圖,台灣正站在這場關鍵變革的十字路口,必須積極布局。

「我們已在硬體供應鏈上打造出一座堅固的山頭,接下來,台灣更要以AI與軟體應用為核心,開創下一座新高峰,讓台灣持續站穩世界舞台。」蕭美琴強調。

AI應用邁入「代理時代」,大量數位員工走進職場

目前,AI應用的發展已從單純的聊天問答與內容生成,邁入全新的「代理時代」。Google前台灣董事總經理簡立峰說明,所謂AI代理(AI Agent),不僅能理解與回答問題,更具備推理、規劃甚至執行任務的能力。像是特斯拉的無人計程車服務,或Amazon的倉儲與送貨機器人,都意味著AI不再只是螢幕中的語言模型,而是直接參與了人們的日常生活,甚至取代部分白領工作,成為職場上的虛擬同事,舉凡代理撰寫軟體程式碼、產出研究報告等任務,AI都能勝任。

受邀擔任主題演講嘉賓的中國信託金控資訊最高主管賈景光,對此趨勢也有相同見解。他預期,未來金融職場將迎來大量數位員工,AI角色亦將從過去的助理定位,躍升為具備博士班水準的專業夥伴,全面協助企業提升營運效率與生產力。

事實上,為了迎接這股變革浪潮,中國信託早在2018年便前瞻性地成立AI實驗室,積極借鏡國際金融業的成功經驗,推動各項AI專案。這項超前部署的策略,也讓中國信託成為台灣首家連續四年榮獲《Global Finance》雜誌「全球傑出金融創新實驗室」殊榮的金融機構,展現其在AI創新應用領域的領導地位。

中國信託金控
首家連續四年榮獲《Global Finance》雜誌「全球傑出金融創新實驗室」殊榮的金融機構_中國信託金控,受邀分享AI創新應用領域的經驗與策略。
圖/ 數位時代

中信AI發展策略的3大核心重點

進一步探究中國信託金控的AI應用發展策略,可以歸納出3大核心重點。

第一是採取「導入通用工具+自建AI模型並行」的雙軌推動模式。目前市面上由科技大廠或新創企業提供的AI工具已相當成熟,如:語意搜索、摘要總結、內容生成等工具,只要確保符合資安與內控標準,即可快速導入與應用。此外,針對中信獨有的經營Know-how、產品知識、關鍵決策能力等核心競爭優勢,則透過自建AI模型的方式內化至系統中,藉此強化差異化競爭力,與通用工具形成有效互補。
第二為打造AI賦能的企業文化。賈景光強調,推動AI賦能,絕非單純的技術導入專案,而是一場全方位的企業文化變革,必須由高階主管帶頭學習與使用AI,再結合員工教育訓練、不定期內部應用成果與外部趨勢分享、建置學習資源庫、以及Prompt Engineering的技巧養成與實戰演練等方式,循序漸進,逐步型塑出AI賦能的企業文化。

尤其考量到「如何下正確指令」(Prompt Engineering)是AI效益最大化的關鍵,中國信託也將內部累積的指令設計技巧與應用實例,整理為知識庫,讓全體員工得以共同學習、快速上手,加速落實AI於日常工作中。目前,中國信託金控已經盤點出超過200個AI應用情境,協助員工有效提升40%至70%生產力。

第三則是鎖定關鍵應用場景、最大化AI導入成效。每個產業都有自己的關鍵議題,企業在導入AI時應回歸業務本質,從產業策略與關鍵流程出發,找出痛點並對症下藥,才能創造出AI應用的最大價值。

中國信託金控
中國信託金控資訊最高主管賈景光,開場時提到,目前全球市值最高的企業,很大的比例都與AI有關。
圖/ 數位時代

像中國信託便聚焦於優化客戶體驗、提昇內部效率與風險管理3大金融業核心議題,發展相關的AI應用,例如:智能客服已實現70%的客戶詢問可於1秒內快速回應、自主研發的AI模型能主動偵測並攔截可疑交易,2024年累計成功阻擋的詐騙金額已達8.4億元新台幣,為客戶資產安全提供有力保障。

隨著內部AI應用已小有所成,如今,中國信託正積極邁向產業共創階段,並響應金管會倡議成立的「金融科技產業聯盟」,擔任「金融科技應用研發工作圈」的首屆召集人。透過聯合學習、金流履歷、資料整合等方式,研發可以解決金融業共通性問題的AI相關應用,如 : 目前的首要任務是建構全國性金融同業防詐平台,以科技精準阻詐、達到守護民眾財產安全的目的。賈景光強調,唯有打破單打獨鬥,串聯產業力量,才能加速AI在金融業的落地與深化,進一步提升台灣在國際舞台上的AI應用實力,真正讓台灣的金融科技在全球發光發熱。

中國信託金控
賈景光強調,唯有共同合作,串聯產業力量,才能加速AI在金融業的落地與深化。
圖/ 數位時代
追蹤我們
電商終局戰
© 2025 Business Next Media Corp. All Rights Reserved. 本網站內容未經允許,不得轉載。
106 台北市大安區光復南路102號9樓