共享螢幕、慎選與會者!遠端開會7個優化技巧,不進辦公室也能有效溝通
共享螢幕、慎選與會者!遠端開會7個優化技巧,不進辦公室也能有效溝通

受到新冠肺炎影響,許多公司都開始實施在家工作來防疫,遠距的視訊會議的需求大量增加。該怎麼讓遠端的視訊會議開得順利、有效?本文整理出7大要點:

1. 開會提早10分鐘,先搞定軟硬體

大家一定都遇過開會時設備故障而導致耽誤時間的窘境,遠距會議比實體更仰賴科技,因此事先準備相當重要。建議與會者在會議開始前,先測試你的設備、熟悉操作方式,同時檢查保網路連線是否穩定、電腦電量是否充足,需要錄影的話,記得檢查硬碟容量夠不夠,也可以在會議開始前5-10分鐘就與成員們連上線,提前排除技術問題。

此外,由於機器有時難以捉摸,最好再額外準備一個備案,像是備用的軟體或網站。

至於要用什麼工具來開會,沒有一定的標準答案,只要與會的成員們達成共識就好,並且知道怎麼使用就好,視訊器材網站owllabs整理了10大常用的視訊會議軟體,可供參考:

  • Zoom
  • Google Hangouts
  • UberConference
  • TrueConf Online
  • Skype
  • FreeConference
  • Appear.in
  • Slack Video Calls
  • Facebook Live
  • YouTube Live

延伸閱讀:Zoom被禁了該改用哪款工具?教師實測10款視訊軟體,一表詳列優勢與使用心得

2.慎選會議參與者,不要太多人

視訊會議並不適合太多人參與,因此挑選與會的成員很重要,最好是與會議主題有直接相關的人,以2-10人開會最佳,才不會出現「冗員」。

開會的目的有很多,可能是集思廣益、專案更新或是向上司匯報進度等等。不管是哪一種,在遠距會議前都應該要事先好安排議程、時間以及目的,例如必須討論的主題、必須完成的結果等等,並通知每一位與會者,讓大家都可以先準備,不用浪費時間在會議中思考。

另外,許多公司可能會有例行性的周會或月會,在抗疫的非常時期,應該評估會議的必要性以及成果,並考慮減少次數、減少人數甚至取消。

3.共享螢幕和簡報,視覺化複雜數據

視訊會議最大的困難就是無法面對面,沒辦法看到實體資料或簡報,準備一個可以共享的視窗就很重要,可以使用共享螢幕功能,展示你想講的圖表、數據或是內容,才不會讓成員們摸不著頭緒,進而影響專注程度。

4.打理好外表和環境,太邋遢很扣分

若是跟重要的上司開會,千萬別因為在家就穿著睡衣上場,簡單乾淨的衣著最為恰當,也要稍微整理一下自己開會的空間,房間太亂或是周遭物品太多,容易讓其他成員分心,也可能默默留下不好的印象。

盡量選在不會有噪音干擾的地方,如果周遭真的太吵(例如家中有幼兒),可以在自己不發言的時候先關掉麥克風,以免擾亂會議進行。

5.事先訂好發言規則,確保所有人都能參與

視訊會議無法實際看到對方,可能更容易會發生多人同時說話、某人偏題主題、會議時間超時等問題,可以制定一些規則並告知大家,例如發言前必須做出手勢、規定每個人的發言長度或是時時提醒時間,這樣可以避免混亂或是沒效率的會議。

面對著電腦說話也很容易讓人沒有參與感,主持者在開始前可以先閒聊幾句,並介紹每個人的職位及負責的部分,接下來說明流程,分配好紀錄、提醒時間或決策等工作,可以的話,分配每個人必須要發言的主題或項目,至少一項為佳(可於會議前就先通知),讓大家都有參與感,也可以事先準備更能夠專心。

6.一心多用超明顯,最好保持專注

由於視訊會議跟在公司會議室的環境很不同,多了許多外界的干擾,讓自己保持專注相當重要,千萬不要在開會的同時偷偷看影片、聊天、讀文章或是收email,甚至也不應該邊開會邊吃飯或滑手機,若是會議的時間比較長,可以適時休息個5-10分鐘。

當輪到你發言時,應該看著鏡頭說話,不要看著螢幕上的其他人,這樣會看起來很奇怪,而別人發言時,也應該盡量專注,事實上,當所有人的臉都擠在同一個螢幕時,你若是看向別的地方或做其他事,大家都是看得到的。

7.確保有結論與成果,會後持續盯進度

真正有效的會議應該要有明確的結果或是進展,因此在開會時,大家偏題或沒有討論真正重要的事時,主持者可以適時提醒,讓會議保持適當的效率,並領導大家在正確的軌道上,完成本次會議的目的。若是團隊的成員們並不習慣開視訊會議,可以在結束後詢問大家的意見,並討論是否有可以改善的地方,讓之後的會議可以進行得更順利。

別忘了在會後將紀錄寄給大家,讓團隊成員都知道會議的結論、目標和期望,主持者或是主管也要記得在會後持續檢查大家的進度,才能讓遠距職場繼續保持運作。

遠距會議最大的挑戰就是讓每個人都保持參與和專注,但只要掌握以上幾個要點,就能讓會議更簡單、更有效率,也能一起度過這個艱難的非常時期。

責任編輯:林芳如、蕭閔云

本文授權轉載自:經理人月刊

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一個帳戶整合所有投資金流:永豐金資金管理帳戶,打造新世代「投資錢包」
一個帳戶整合所有投資金流:永豐金資金管理帳戶,打造新世代「投資錢包」

在台灣,投資的第一步往往不是研究市場,而是跑流程。投資人首先要開立證券戶,過程中還得額外申辦一個銀行帳戶作為交割戶,如果同時往來多家券商或涉獵不同金融商品,手上的交割戶就會越開越多,久而久之,資金與投資收益被分散在不同帳戶,不只增加管理難度,一旦忙碌忘了轉帳、交割戶餘額不足,還可能面臨違約交割的風險。

這套交割制度雖然保障了交易安全,卻也讓不少投資人覺得進場門檻比想像中更繁複,投資體驗因此大打折扣。永豐金證券總經理蘇威嘉表示:「永豐金證券很早就觀察到這個市場痛點,在『分戶帳』服務上路後,我們看到一個能夠改善流程痛點、讓投資管理更有效率的機會。」

為此,永豐金證券推出「資金管理帳戶」,以「投資錢包」的概念重新整合投資人的金流,讓投資人透過單一帳戶即可掌握各項投資的資金流入與收益,不必在多個交割戶之間切換,讓投資管理變得更直覺、更便利,也讓投資績效更容易被看見。

創新1》開證券戶不必再加開銀行戶

蘇威嘉進一步說明,資金管理帳戶為傳統證券交易流程帶來三個創新,其中最核心的一點,就是讓投資人能夠直接使用自己原有的銀行帳戶作為交割戶。

目前永豐金證券已串接25家銀行,投資人可以從中選擇慣用帳戶進行綁定,而且整個綁定流程都能透過手機App完成。對於新手投資人而言,開立證券戶後就能直接開始投資,不需要再跑一次銀行申辦交割戶;至於已在永豐金證券交易的客戶,也能改用自己最熟悉、最常使用,甚至具有特殊意義的銀行帳戶進行交割,讓投資相關的金流能在同一帳戶中運作,大幅提升管理效率。

創新2》自動授權扣款、降低違約交割風險

在資金管理帳戶的基礎上,永豐金進一步從使用者體驗出發,以eDDA電子直接扣款授權機制為核心,提供自動授權扣款與入金申請兩大功能,打造證券交易流程的第二項重要創新,不僅省去投資人在不同App間切換的麻煩,也能避免因為忘記轉帳或餘額不足所導致的違約交割風險。

永豐金證券通路事業處副總經理高政雍表示,只要完成自動授權扣款設定,日後投資人在進行台股現貨交易時,系統會自動確認資金管理帳戶的餘額、是否足以支付「台股T+2日交割款」,若餘額不足,系統會自動從事先約定的銀行帳戶將差額轉入資金管理帳戶(投資人須確保約定銀行帳戶內有足夠資金),以確保交割順利完成。

永豐金證券
永豐金證券通路事業處副總經理高政雍
圖/ 數位時代

「我們經常看到這樣的情形,交割前一天的帳戶餘額明明足夠,但隔天一早若剛好遇上信用卡、水電費等費用自動扣款,恐會造成交割款不足」高政雍認為,對投資人來說,若因帳戶上的小疏忽而傷及自身信用紀錄,實在非常可惜,因此,永豐金證券希望藉著資金管理帳戶,協助投資人從根本來避免這類痛點。

至於「入金申請」,凡完成自動授權代扣設定,爾後投資人只要打開永豐金證券大戶投 App的資金管理帳戶專區,就能直接點擊「入金申請按鈕」,把資金從綁定的銀行帳戶匯入資金管理帳戶,免額外再透過網銀App進行轉帳程序,且單筆匯入與匯出的上限皆為 5,000 萬元,不僅轉帳更方便,目前更不收取匯款手續費,長久累積下來,可以為投資人省下一筆不小的支出。

(備註:資金管理帳戶推廣期間,申請出金及授權扣款入金之銀行間通匯費用由永豐金證券負擔,惟永豐金證券日後保有優惠方案調整之權利。)

創新3》同時支援證券與複委託交易、資金管理更Easy

資金管理帳戶所帶來的第三項重要創新,是同時支援證券與複委託交易。無論投資人是買賣台股、美股、港股,採取定期定額或定股方式布局美股與台股,甚至進行台股的融資融券、申購競拍、有價證券借貸等交易,都能以資金管理帳戶完成交割;唯海外股票目前僅支援新台幣交付,未來則將視市場需求持續擴充。

過去,台股和複委託交易往往得綁定不同銀行帳戶,導致投資人必須在不同帳戶間反覆調度資金,不僅繁瑣,也容易在忙碌時漏轉、轉錯,增加管理難度。如今,只要透過一個帳戶即可支付所有交易往來,真正從源頭簡化了跨市場投資的資金管理流程。

化身投資錢包,重塑投資人的金流管理方式

蘇威嘉強調,永豐金推出資金管理帳戶服務,不僅是為了優化證券交易流程、提升投資人的操作體驗,更希望重新定義投資人在數位時代的投資管理方式,讓這個帳戶真正化身為「投資錢包」,一來協助民眾將投資資金從日常收支中獨立出來,二來完整記錄投資金流的變化軌跡,使投資績效、資產變動一目了然,還能逐步養成更有紀律、更有效率的投資習慣。

舉例來說,使用資金管理帳戶的投資人,可以再進一步於永豐金證券的豐存股平台,使用股利再投入功能。爾後當股利發放至資金管理帳戶時,只要沒有出金申請,即可將配發股利留在資金管理帳戶中,讓系統協助執行定期定額策略的同時,還能將配發的股利自動再投入市場,確保每一筆投資績效都有望創造複利,成為累積資產增值的一部分,避免發生股利回到日常使用的銀行帳戶後「不小心花掉」的狀況。

(備註:股利再投入功能及適用範圍,依豐存股平台公告為主)

目前,資金管理帳戶上線雖然只有一個月時間,但使用率已突破 20%,顯示投資人對更直覺、整合式的資金管理方式有明顯需求。蘇威嘉表示,未來,永豐金證券將持續優化相關功能並擴大應用場景,讓投資人能以單一帳戶完成資金集中、靈活調度與多市場交易,全面提升理財效率與使用體驗。

為鼓勵更多用戶體驗資金管理帳戶,永豐金證券也設計了「過關打怪」式的互動行銷活動,只要在活動期間完成指定任務,就有機會獲得限量900 元的股票禮品卡,還能參加iPhone17 Pro Max等好禮抽獎。若想提升投資效率、改變過去繁瑣的資金管理模式,現在正是申請資金管理帳戶的好時機。

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