外媒報導，輝達執行長黃仁勳每日與員工聯繫的電子郵件「極其簡潔」，篇幅不超過6行。為什麼越多的文字會令人卻步？要如何高效溝通呢？
莎士比亞《哈姆雷特》裡的波洛尼烏斯說：「簡潔是智慧的靈魂。」莎士比亞創造這個句子有巧妙的雙重含意。它在反諷：《哈姆雷特》是他最長的劇，而波洛尼烏斯是他筆下最愛長篇大論的角色。但這句話也完全出於真誠。莎士比亞或許比其他任何寫作者都了解，用簡短卻令人難忘的方式訴說引人入勝的構想，具有歷久不衰的力量。他有許多描述方式已成為我們日常語言的標準用法，而四百年後，波洛尼烏斯這句話仍是受用無窮的至理忠言。
然而，在寫作者之間，卻流傳著一個普遍到惱人的錯誤觀念：多多益善。也許這是源於學生時代的記憶：九年級寫作文時，我們絞盡腦汁要達到規定字數。這也可能反映這個希望：寫得多，會讓我們看起來比較聰明、有很多話可以說。反過來說，這也可能反映一種恐懼：如果我們不多寫一點，就會漏掉一些關鍵的資訊。不管我們話太多的原因為何，事實是： 多寫一點，反而更可能使讀者什麼都不讀 。
首先，也最重要的是，你寫得愈多，別人就得花更多時間讀。閱讀非小說時，美國成年人平均每分鐘可讀大約兩百四十字—平均每秒只能讀四個字。
雖然多讀幾個字詞或幾段句子需要的時間看起來微乎其微，但它會迅速累積。更多的文字也需要更多專注力。學術研究和我們自己的觀察證實，讀者比較可能去讀字數較少的訊息、構想和請求。
事實上，對於覺得冗長到難以招架的文章，現代讀者已經發展出一個常見、諷刺的短語： 「TL;DR」，用來標示某則訊息或某篇文章「太長；（所以我）不讀」。
簡潔的寫作固然能節省讀者的時間和心力，卻需要寫作者投入更多時間和心力。十七世紀數學家布萊茲．帕斯卡以一句致歉道盡這個取捨：「假如我有更多時間，我會寫更短的信。」（也有人說這句話出自作家馬克．吐溫、哲學家約翰．洛克和其他許多人，可見英雄所見略同。）寫冗長囉嗦的文章相對容易，我們可以把自己的意識流直接轉成文字。要把沒有章法的思想化為清楚、簡潔又明確有力的訊息，需要下更多的功夫。
大多數人從來沒有接受過簡潔寫作的技能訓練。雪上加霜的是，大部分人也沒有受過簡潔編輯（或自我編輯）的技能訓練。研究人員發現，人在編輯時傾向增加文字和內容，而不是刪減。行為科學家嘉柏麗．亞當斯和維吉尼亞大學同事做了一項證明這一點的實例研究。他們請受試者閱讀一篇關於英國萊斯特一座停車場地下發現理查三世遺骨的簡短文章，並寫摘要報告。然後，還請受試者編輯摘要報告，並讓它更能掌握到文章的觀點。結果，八三％的受試者增加字詞。同樣的模式也出現在從旅行記事到專利等各種主題：在編輯的過程中，我們傾向增補而非刪減想法。
我們把簡潔寫作需要多花的心力視為一筆投資。忙碌的讀者比較願意花時間去讀簡短、清楚、有條理的訊息。如果他們真的花了心思，就更可能帶走最重要的資訊。先多花一點點時間精簡訊息，最後可能幫寫作者省下大量時間，減少後續追蹤、誤解和請求未實現的狀況。
「更多」會嚇到讀者
「少即是多」不只是有用的格言，也是關於忙碌讀者行為模式的實證事實：過長的訊息會嚇阻讀者投入、鼓勵他們拖延。想想你打開收件匣時，看到下圖的兩封信。從主旨和寄件人判斷，你知道他們和工作有關。你不會馬上細讀，而是很快掃視訊息的長度。
你會先處理哪一則呢？八成是簡潔的那一則，對吧？在我們進行的一項調查，一百六十六名專業人士中，有一百六十五名也這麼說。
讀者常把訊息的長短和它有多難、要花多少時間回應畫上等號，這也是他們可能選擇不要費心讀冗贅訊息的原因。在一項研究中，我們寄出兩種版本的電子郵件給美國各地七千零二名教育委員，請他們完成簡短的線上調查。一個版本超過一百多字；另一個則不到一百字。
冗長版
您好，
我任教於哈佛大學，目前正在研究教育委員的見解、決策、目標和期望。擔任教育委員的您，肩負重要而困難的職責。您和其他委員此刻做的關鍵決定，未來將深刻衝擊學校及社區裡學生、老師、家庭的生活。我知道在您的學校進入新學期之際，您又要為許多緊急與重要的決定而忙碌了。像您這樣的學區領導人要一直權衡許多相衝突的利益。您的參與對我正在進行的研究大有幫助。我想向您學習學區領導人如何思考學校正面臨的挑戰。可以麻煩您完成這份簡短的調查嗎？請點選連結：http://surveylink.com。感謝您撥冗賜教。
泰德．羅傑斯博士，公共政策教授
精簡版
您好，
我任教於哈佛大學，目前正在研究教育委員的見解、決策、目標和期望。擔任教育委員的您，肩負重要而困難的職責。我想向您學習學區領導人如何思考學校正面臨的挑戰。可以麻煩您完成這份簡短的調查嗎？請點選連結：http://surveylink.com。感謝您撥冗賜教。
泰德．羅傑斯博士，公共政策教授
精簡版 電子郵件獲得的回應接近冗長版的兩倍—回應率四．八％比二．七％。有些讀者可能一看到冗長版的長度就選擇看都不看。有些讀者可能沒有讀完，因而沒看到最後的請求，還有些讀者可能看到電子郵件這麼長，就覺得完成調查一定也得花很多時間，因此決定跳過請求（猜想它會十分費勁）。兩封電子郵件請收件人做的是同一份調查，大約五分鐘就能完成。但在另一項研究中，看過精簡版的應答者有二九％認為調查頂多要花五分鐘，看過冗長版的應答者則只有一五％。多數讀者，尤其是時間緊迫的讀者，可能預期訊息和請求難以處理而放著不讀。
讀冗長訊息讀到一半放棄的讀者，是做出我們所謂的「早退」舉動。他們可能匆匆瀏覽一下正文，覺得它在當下太難應付—太多主題、要求太多行動或有太多字—所以沒讀完就離開，希望之後再回來讀。有些早退者永遠不會回來；其他人可能晚一點會回來，但那時已錯過緊要關頭：已逾付款截止日、投保時間終止，或是有空檔的會議時間全都約滿了。
一般來說，讀者處理冗長訊息的速度，會比處理精簡訊息來得慢。在最糟的情況下，冗長訊息遭逢的命運，會和其他數百封躺在收件匣裡的訊息一樣：永遠不會被讀。在這裡，把這句格言反過來說也許更貼切： 多即是少 。
「更多」會稀釋訊息
有更多字、更多概念或請求的訊息，往往也會稀釋所含的每一項資訊。當訊息包含更多內容，讀者就比較不可能注意、理解最關鍵的內容，或對它採取行動，這有兩個理由。
首先，略讀的讀者可能斷定自己已經了解訊息主旨而離開，但其實他們沒有抓到寫作者的要點。如果訊息只有幾個句子和單一概念，那麼就算很快地略讀也可能看得出核心概念。若訊息較長，讀者就可能不經意跳過重要的內容了。他們也可能只搜尋自己感興趣的內容或概念，一找到就走—不管這是不是寫作者心目中最重要的。換句話說，讀者可能滿足了自己的目標，作者的目標卻未達成。
其次，較長的訊息更容易耗盡讀者的注意力和專注力。在名稱絕妙的研究〈TL;DR：較長的文字段落會增加無意間的走神率〉中，一群美國和加拿大研究人員指出，閱讀較長的訊息時，讀者的注意力更可能漂走。讀者一旦分心、沒有把冗長的訊息從頭讀到尾，就可能漏掉寫作者的關鍵資訊。
簡潔寫作需要狠下心砍掉不必要的文字、句子、段落和概念。刪掉你花了時間精心刻畫的文字可能很難—《寫作的技藝》彙編的經典演說所說的「謀殺寶貝」。但這麼做卻會增加受眾閱讀的可能性。前《時代》雜誌總編輯南西．吉布斯告訴她的團隊，每一個字都須贏得它在句子裡的位置，每一個句子都要贏得它在段落裡的位置，每一個概念也必須贏得它在文章裡的位置。
本文授權轉載自 《高效工作者必備的秒懂溝通：哈佛教授教你輕鬆贏得注意力與信賴》，泰德．羅傑斯（Todd Rogers）、潔西卡．雷斯基─芬克（Jessica Lasky-Fink）著，先覺出版社出版
責任編輯：林美欣
