要想精進 Excel 技巧，別急著投入研究各種複雜的函數，而是先弄懂 Excel 內建的「樞紐分析」。這個項目操作起來簡單、方便上手，但功能卻十分強大，可以說是 Excel 最重要的精髓！《Excel 工作現場實戰寶典》作者王作桓指出，精熟樞紐分析技巧，幾乎可以解決 8 成 Excel 分析需求，幫你洞察資料內真正有意義的訊息。下面以市場調查的問卷資料為例，說明樞紐分析的做法。
Excel 樞紐分析教學｜1. 設定資料分析範圍，建立樞紐分析表
假設《經理人月刊》希望針對願意花比較多錢買雜誌的人推出新雜誌，為了滿足潛在顧客的需求，特別請行銷部做了一次市場調查，以決定應該跨入的領域。身為專案負責人，如果想從這一批調查問卷資料裡快速歸納出建議的策略，最適合的處理工具就是樞紐分析表。
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1. 點選「插入」索引標籤裡的「樞紐分析表」
請 Excel 新增一張樞紐分析表。
2. 在「建立樞紐分析表」的對話框確認表格範圍「樞紐! $A$1:$I$151」
告訴 Excel 你想分析的資料在哪裡。我們把「樞紐」設定為這張工作表的名稱，「$A$1:$I$151」是指這張工作表中 A1 到 I151 的所有資料。大部分的時候 Excel 會預抓資料範圍，但假如你的資料中間有空白列，就必須自己重新輸入資料範圍來設定。
3. 選擇放置樞紐分析表的位置「新工作表」
你也可以選擇放在現有的工作表中，但除非原本的資料內容很少，否則為了避免雜亂，推薦做法還是把樞紐分析放在新工作表。
Excel 樞紐分析教學｜2. 調整樞紐分析表的組成，把想分析的欄位放進去
在樞紐分析的使用方法前，先解釋一下樞紐分析工作表的版面配置。左邊是最終報表呈現的區域，右邊的「樞紐分析表欄位」是用來控制報表呈現內容，只要調動設定，左邊報表會立即更新。
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樞紐分析表欄位又分為上下兩個區塊，上半部是勾選想出現在報表的資料欄位（貼心提醒：為了顯示資料欄位，原始資料清單的第一列都要有欄位名稱），下半部則是你希望這些資料出現在報表中的哪個位置（篩選、列、欄、值），就把上半的資料欄位拖曳到對應的區域：
A 篩選：拖曳至該區域的欄位，將做為篩選整張報表資料的依據。
比方說把「月收入」放在這，你就能透過篩選，讓報表只顯示3萬以上的資料。
B 列：拖曳至該區域的欄位，會變成樞紐分析表的列資料。
填入超過一個欄位資料，Excel會在報表上進行分組，例如先放入「性別」，再放「每月花費多少錢買雜誌」，報表呈現就會是同性別裡、不同花費金額的統計結果，如果想要改變分組的順序，變成像上一頁中每月花費相同金額買雜誌、不同性別的統計結果，就要透過拖曳，把「每月花費多少錢買雜誌」放在「性別」之後。
C 欄：拖曳至該區域的欄位，會變成樞紐分析表的欄資料。
拖曳至該區域的欄位，會變成樞紐分析表的欄資料。和列標籤一樣，只要填入超過一個欄位的資料，Excel就會幫忙分組來統計資料。想改變分組的方式，就要調動欄位在欄標籤的擺放順序。
D 值：拖曳至該區域的欄位，表示要請Excel統計匯總。
拖曳至該區域的欄位，表示要請 Excel 統計匯總。針對放入此區域的項目右側箭頭按下左鍵，點選「值欄位設定」，設定你希望 Excel 是計算加總、平均值、項目個數、最大值，還是最小值等。
這張分析表，你可以這樣解讀：
本來的銷售策略是希望針對願意花比較多錢買雜誌的人推出新雜誌，那應該把通路設定在哪？假設願意花比較多錢是指「每月花費 400 元以上」買雜誌的人。
你會發現如果要主打男生，網路書店會是不可或缺的通路之一，但願意花更高消費金額在雜誌上的女生，反而沒這麼依賴網路。而一般書店則是不論男女，都會購入雜誌的管道。
Excel 樞紐分析教學｜3. 時間、金額等數字資料，可以再做合併
如果本來的問卷設計是請受訪者直接填寫「實際年齡」，而不是勾選年齡範圍，當資料丟進樞紐分析後，就會出現各個歲數的分析結果，顯得太過詳細，不方便判別。
針對這種數字資料，Excel 可以幫你用群組功能，把同一個區段的資料併成一組，以年齡來說，你可以讓 Excel 把各歲數合併為 11～20、21～30、31～40、41～50、51～60 來呈現。這個做法，在分析「時間」相關的資料也格外好用，可以把資料按照年、月、季、天數來分組呈現，方便你進行比較。
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做法如下：
- 選擇樞紐分析表中、年齡列標籤的任一儲存格
- 按右鍵點選「群組」
- 開始點設為 11，結束點設為 60，間距為 10
- 按下「確定」就完成
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本文授權轉載自：經理人
