如果你是文字創作者，我建議你把內容打在 Google 文件，再發文。
我寫作超過 2 年、累積破 500 篇發文了。當我收到臉書「黃標」降權通知的時候，有讀者問我：「你寫過的內容都不見了嗎？」我說：「沒事，它們全都還在」。
因為我每一篇文，都是先寫在 Google 文件「備份」才發出去。除了備份，Google Docs 也超適合編輯，是創作者必備工具。
就連國際級的暢銷作家，也會用 Google 寫作。除了自動備份、好編輯，你想把寫過的文貼到別的地方，Google 文件也超方便。以下是我研究多年、推薦你的 7 種 Google Docs 配置：
1. 文件檔名：請加關鍵字
建議你幫文件檔案取個好名字、加上關鍵字。寫到後來，你會感謝當初的自己幫你省下「文海撈針」的辛苦。
不管舊文重發、改寫、找資料、做筆記⋯⋯你都很可能用到舊文。當你寫 10 篇，或許你靠記憶都能背出每篇寫過什麼。但累積 50、60 篇之後，剛開始寫的內容已經印象模糊了；再累積到 100、300、500 篇，大部分內容都會沒記憶。
如果有取名，你就會很快知道該開啟哪一份檔案。
2. 複製範本：別從空白頁下手
人的眼睛看到空白頁就會腦袋空白；腦袋一片空白，就很難創作。但你如果改從「舊草稿」開始發揮，下筆就會飛快。
請打開空白文件、把「常用材料」先放進檔案裡，像這樣：
標題使用方形括號：【新的標題】
副標題用橫線：── 新的副標題
大段落標題用方框：▋
小段落標題用細框：▍
常用符號：⤷ ▸ ➤
• • •
格式不用照抄，你可以自由改編，但重點是事先「備料」，減少腦袋空白的痛苦。每次我開新的檔案，都會從寫好的「框架」複製一份備料。
有了範本，當你想到重要資訊就能打開手機、直接「寫進筆記、同時充當草稿」，效率很高。
進階技巧：建立範本
打開 Google 文件、在最開始的畫面右上角，按「↑ 提交範本」，你就能把草稿永久存成範本。這樣每次寫作之前，只要點擊「範本」，系統就會自動送你一份填好的「新草稿」。
3. 設定標題層級 ＝ 架好路標
很多人下標題，會把字選起來，手動放大字體、加粗體，但這不是標準做法。標準做法是把字選起來 → 從「格式」改標題 1、標題 2、標題 3⋯⋯
寫部落格也一樣，要從「格式」下手才能讓機器辨認。正確設定格式還有隱藏好處，其中一個優點是「直接跳過去」。
注意看文件左側：畫面會按照第 1 層、第 2 層⋯⋯往下斜。如果文字累積太多，你不用滑上滑下。直接點選標題就能直接「跳進」那個位置。
大部分內容編輯器也會整合 Google，當你設定好標題層級，貼到各種內容後台的時候，帶入標題就會自動帶入了，很省時。
4. 突破「文章」框架：建立新分頁
Google Docs「新分頁」就像 Excel 試算表，可以在同個檔案裡開啟多個「全新頁面」。假如你寫 10 篇系列文章，你會製造出 10 個獨立的檔案。
要是你把 10 篇文章都塞進同一頁呢？那可能就塞太長了。
Google 文件最近釋出了「新分頁」功能，可以讓你一次裝填 10 頁、20 頁、30 頁。這些頁面會住在同一個檔案裡，但每個分頁完全獨立、互不干擾。很多人都覺得這功能超好用。
5. 突破「檔案」框架：建立資料夾
「建立資料夾」的好習慣，是一位嚴謹的夥伴教我的：「每份文件，都要從專屬資料夾『長出來』才對」。
如果寫「SEO」主題的文章，就要從「SEO 資料夾」創造檔案；如果我寫「數位寫作」，就要從「數位寫作資料夾」創造檔案。這樣就算寫再多篇，每個檔案也都有「專屬的家」、自動整理好。
像我現在就有這些「存貨」：
→「書摘」資料夾：21 篇
→「SEO」資料夾：114 篇
→「文案寫作」資料夾：42 篇
→「數位寫作」資料夾：86 篇
要是編輯邀稿，我還能直接把整個資料夾「分享出去」，讓他在裡面盡情挑揀。
6. 各種配置：短文、長文、寫書
多篇短文：用同一份文件裝
如果你「日更」寫短文，那建議你把草稿、舊文通通塞進同一頁。這樣你每次寫新內容，只要打開文件就會看到先前的舊文，你就永遠不用看著空白頁發呆，但記得每篇短文寫好、發出之後，要幫它加上「段落標題」。
這樣你左側就會有一長串「索引」。你瞄一眼就能知道自己寫過哪些短文。
長文：用新文件盛裝
寫作「資深玩家」都知道，文件如果塞大約 10 萬字就會「延遲」。不管查詢、讀取，整個畫面都會很卡頓。如果你的文章很獨立、字數夠多，那我建議：開不同文件來裝。你也可以考慮把文章都集中在同一份檔案裡，用「新分頁」區隔。
寫書：「新分頁」是秘密武器
如果你的日更主題超集中，比如我是 SEO 職業顧問，我的每篇文章都會圍繞著 SEO 狂寫，那分頁的功能就超適合我。它會像「書稿的章節」一樣，讓層次井然有序：
第一章：基本知識
1、什麼是 SEO？
2、廣告和 SEO 差在哪？
3、⋯⋯
第二章：關鍵字研究
1、什麼是關鍵字？
2、關鍵字工具
第三章：網站優化
⋯⋯
全部文章就像章節一樣排好。交稿的時候只要交一份檔案就夠。
7. 傳送門：連結、書籤、註腳
傳送門像變魔術，會把你直送到指定位置。但條件是要先設好「傳送點」。
書籤：「文件內部」的傳送點
書籤是我覺得超好用的隱藏功能：在喜歡的任何位置按下「插入 → 書籤」，系統就會自動給你一個超連結。如果你看過《火影忍者》，它就像飛雷神的標記：任何人點按連結，就會瞬移到標記上。所有按連結的人都會自動「跳到書籤上」，不用再辛苦到處翻找。
插入連結：要夾在文字上面
好的寫作常常多方參考資料，當你引用別人論點，就要標註來源。當你引用高品質的資料連結，可信度也會跟著提高。
連結引用的標準做法，是按下「插入 → 連結」或「Cmd＋K」組合鍵，把連結插進文字裡。
善用「註腳」
附上連結的時候，我不建議你像寫論文那樣，把參考資料都擠在一起、塞在文章最後面。現代人都缺乏耐心。積一堆資料在後面，不但看起來累贅，也實在太難找了。如果不能在文字插上連結，那建議你改用「註腳」功能。
它會幫你標記多個小小數字的編號，並且按照順序把你註解的東西，用專屬格式排進頁尾。這樣，看起來就更專業了。
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本文授權轉載自：Jemmy Ko
