AI 提升20%生產力後,為什麼員工周五反而「沒力了」?聰明人都懂的「放空」價值
AI 提升20%生產力後,為什麼員工周五反而「沒力了」?聰明人都懂的「放空」價值

在AI的幫助下,人們似乎終於可以擺脫事務性的繁瑣工作,專注於創造性的任務上。然而實際情況沒有預期美好,當你不再處理無聊的工作時,也悄悄失去了靈光乍現的機會。

《華爾街日報》指出,我們的大腦沒辦法持續思考高強度的重大問題,並且靈感往往是在枯燥的工作時間中偶然湧現。許多絕妙的點子可能正隨著效率的提升而消逝。

年薪2,000萬美元執行長,不訂串流就為了「看廣告」放空

對於年薪高達2,000萬美元的保險公司Aflac執行長丹.艾莫斯(Dan Amos)來說,他的行事曆上佈滿了一些大可以交給助理或機器人的低強度任務。他堅持在會議後留白幾分鐘消化重點,甚至親筆為退休或領獎金的員工寫信。

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艾莫斯總喜歡刻意在生活中留白,他認為這是保持創造力的關鍵。
圖/ aflac

「這不僅是為了老派的儀式感,更是為了保留創造力的火花。」艾莫斯分享。他最喜歡的創意孵化器是運動後的蒸氣房,在霧氣繚繞中,腦袋往往會自動切換到「自動駕駛」模式,進而迸發出絕佳點子。

艾莫斯堅持生活中要有短暫留白的空檔,為此他甚至刻意不將串流服務升級成無廣告版本,利用短暫的廣告時間反思剛觀看的內容,或者讓腦袋休息一下。在人人追求極速的時代,他深知「放空」才是高階主管最高價值的策略投資。

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留白是罪過?高強度工作可能加速職涯倦怠

然而在大多數企業眼中,「留白」簡直是罪過。軟體新創公司Convictional的執行長羅傑.科克尼斯(Roger Kirkness)就觀察到一個警訊:自從去年導入 AI 使生產力提升約20%後,團隊成員在周五時往往顯得疲乏無力。

他意識到,當 AI 把所有「輕鬆的雜事」都拿走後,員工剩下的每一分鐘都在進行高強度的思考與決策,這反而加速了職涯倦怠。

為了對抗這種現象,科克尼斯將公司轉向「四天工作制」,並刻意不在收假的第一週交辦緊急任務。波士頓學院(Boston College)社會學家茱麗葉.修爾(Juliet Schor)警告:「如果你只讓人們在沒有休息的高強度節奏下工作,就有可能排擠掉創造力。」 許多企業傾向於將 AI 省下的時間重新分配到更繁重的數據分析上,卻忽略了大腦像肌肉一樣需要放鬆。

職場教練普里贊特(LK Pryzant)為此提出了一個更體面的說法——「白色空間(White Space)」。她建議員工抵抗在走路時聽Podcast或在開車時接電話的衝動,練習「零輸入時間(No-input time)」,幫生活留點空白。

另外,《The Maverick Mapmaker》提到,雖然很多人不願意承認,但其實人們很享受處理雜事、腦袋放空的時間,當大腦還沒準備好高強度思考策略性問題時,處理雜事就像運動前的暖身。

雖然無聊的工作內容並不保證能激發靈感,但在各種便利技術將人們從各種枯燥任務中解放的現在,或許仍需要保留一點無聊的時間,以免在追求效率的過程中,讓創造力悄悄溜走。

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資料來源:華爾街日報、The Maverick Mapmaker

本文初稿為AI編撰,整理.編輯/陳建鈞

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免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude
免費下載「會議紀錄整理師」!逐字稿丟給AI,自動抓決議跟待辦,支援ChatGPT與Claude

在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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